Month: octubre 2020

En tiempos de pandemia, donde la digitalización se ha acentuado al máximo, porque el contacto físico es visto como un riesgo y posible foco de propagación del virus, los eventos virtuales han tomado un rol esencial para mantener las comunicaciones masivas dentro de la sociedad. Los eventos siempre han sido la forma de reunir personas con intereses en común, comunicar un mensaje a múltiples receptores, generar instancias comerciales, de dialogo, conversación, debate y otros fines.

Los eventos virtuales son un medio que fue rápidamente adaptado por la sociedad, y que si bien no entrega los mismos elementos que un evento presencial, por otro lado tiene múltiples ventajas.

¿Qué son y que ventaja tienen los eventos virtuales?

Un evento virtual es aquel que ocurre en un entorno 100% digital, donde tanto exponentes, asistentes y organizadores están conectados por internet, a través de plataformas digitales, viviendo la experiencia del evento y generando múltiples puntos de interacción dentro de este mismo entorno.

Un evento virtual puede ser igual de efectivo que uno presencial, si todos sus componentes están bien diseñados, por lo que en muchos casos los esfuerzos para hacerlo realidad pueden ser muy similares a un evento presencial.

Algunos tipos de eventos virtuales son:

• Congresos, conferencias, seminarios, ferias, exhibiciones
• Clases educativas, expositivas, deportivas
• Reuniones o juntas mensuales, semestrales o anuales

Para todos ellos es muy importante elegir plataformas que te entreguen garantías con experiencia, disponibilidad y tasa de respuesta, porque al igual que en un formato presencial tienes una sola oportunidad para impactar a tu público.

Una de las grandes ventajas que nos entrega un evento virtual es la accesibilidad que entregamos a asistentes para asistir remotamente. Este acceso virtual permite que el asistente pueda planificar de mejor forma su tiempo, con una mayor cantidad de horas disponibles en el día. Por otra parte evitamos el desplazamiento de los asistentes, los cuales sabemos conllevan efectos nocivos al medioambiente y también apalancamos el gasto que estos mismos implican, considerando que muchas veces los trayectos son transnacionales.

A continuación entregamos una guía básica con los elementos que no debes olvidar para llevar a cabo un evento virtual exitoso.

PREVIO AL EVENTO
DIFUSIÓN, REGISTRO Y COMUNICACIONES

Elegir el medio que soportará su evento

Es muy importante que desde un inicio su público objetivo sepa a través de que plataforma podrá consumir el contenido de su evento, para esto la clave es mantenerlo informado desde un inicio.

Deje que su público sepa con qué plataforma y formato va a llegar a ellos, use uno que les permita estar conectados desde el principio hasta el final y si es posible ofrezca la oportunidad para consumir contenidos post-evento para todos aquellos que pueden haber tenido un imprevisto.

Puede que se pregunte por dónde empezar para decidir el medio que soportará su evento, con tantas plataformas disponibles para reuniones como Zoom, Google meet, Webex, Gotowebinar, entre otros. Para esto debe definir su objetivo de experiencia con la cual quiere impactar al público.

Una plataforma que permite reuniones es precisamente eso, pero no es una plataforma para soportar eventos principalmente porque:

1. Se diluye el Branding de tu organización o marca
2. La realización que se ofrece es muy básica
3. El Engagement será bajo
4. La reunión será efímera, cuando se acabe no quedará rastro

Al elegir una plataforma, siempre elige aquella que funcione bien e incluya todas las características necesarias que tu evento específico. Cada evento es diferente y requiere distinta interacciones público-expositor, pero algunas de las más utilizadas son: chat, preguntas y respuestas, encuestas o votaciones en vivo, desafíos de gamificación, integración con redes sociales, networking, foros de discusión, reuniones 1 a 1, descarga de documentos, visualización de contenido on-demand, y otras más que pueden llevar tu evento a una experiencia virtual única.

Elegir el momento adecuado

De manera similar a los eventos presenciales es muy importante encontrar la fecha y horas correctas, para ello es muy importante que se enfoque en su público objetivo: ¿Quiénes son mis asistentes? ¿Por qué organizo este evento? ¿Qué horario les acomoda? ¿Cuales son las fechas ideales según su perfil?

Antes de proceder a anunciar su evento, investigue un poco y asegúrese de que no existan eventos paralelos (según perfil de asistente) o vacaciones que puedan afectar la concurrencia. Si su evento va a ser visualizado internacionalmente, calcule las diferencias horarias con sus principales fuentes de asistentes y luego tome una decisión.

Anuncie y comercialice su evento

Es importante entender a su público objetivo y luego utilizar herramientas de marketing digital que permitan llegar a ellos, es muy importante utilizar las redes sociales, las cuales le permitirán llegar a una mayor cantidad de gente a un costo menor que la publicidad convencional.

No dejar de lado la base de contactos que puedan manejar en dicho segmento o nicho de mercado. Las bases de datos pueden ser manejadas desde la misma plataforma con la que se soporta el evento.

Inscripción de los asistentes

Para planificar un gran evento es importante tener claro los datos que queremos recopilar los datos de los asistentes, con ellos deberá crear un formulario de inscripción e idealmente hacer la integración con la plataforma que posteriormente soportará su evento, así el registro queda automatizado. Una buena herramienta de registro de inscritos le permitirá diferenciar perfiles de asistentes dentro del evento, limitar acceso a sesiones diferencias, incorporar una pasarela de pago si fuese necesario, manejar aforos e implementar la estrategia comunicativa vía email luego del registro hasta antes del evento y posterior a él.

Crear contenido que sea atractivo

Los eventos virtuales se basan en el contenido, esta será su carta de presentación y posteriormente el recuerdo de marca/concepto/mensaje con que se quedará su público. Asegúrese de que el especialista de diseño entienda el mensaje que quiere transmitir, preséntelo de manera simple (menos es más) y asegúrese de que sea atractivo.

El contenido debe cumplir con estos requisitos desde la fase previa al evento, en su etapa de difusión, hasta el día final del evento, considerando todo el diseño y navegación que pueda darle a la plataforma elegida y a la señal transmitida al público mediante streaming.

DURANTE EL EVENTO
PRODUCCIÓN, REALIZACIÓN Y SOPORTE DURANTE EL EVENTO

Antes de profundizar en las prácticas a seguir durante su evento virtual, es muy importante que tenga en consideración que la planificación debe ser al detalle, se recomienda no dejar espacio para improvisaciones, y como tal requerirá expertiz en la producción de eventos. Los ítems que no debe olvidar al momento de estar planificando el evento son:

1. Realizar pruebas técnicas de transmisión en vivo
2. Realizar pruebas de navegación de su plataforma
3. Realizar pruebas de stress del sistema si fuese posible
4. Definir la pauta de transmisión con intervenciones minuto a minuto
5. Definir el Pull de notificaciones/avisos que enviará durante el evento
6. Contratar el soporte técnico adecuado para el evento

Ahora que mencionamos las prácticas ideales que debe llevar a cabo previo al día de inicio de su evento, damos paso a las mejores prácticas para mantener a los participantes involucrados y las directrices que le permitirán controlar la forma en que se lleva a cabo el evento:

La transmisión en vivo debe ser profesional

Cuando hablamos de un evento virtual o hibrido, muchas veces gran parte del contenido es consumido vía en Live Streaming, por lo que es muy importante que la prestación de este servicio sea perfecta. El equipo técnico audiovisual que prepara la señal a transmitir debe considerar múltiples factores que podrían afectar la calidad del producto final y debe tener planes de back-up en caso de fallas.

Un servicio de streaming puede ir desde algo muy simple a algo muy sofisticado, pero siempre será muy relevante considerar conceptos como: recomendaciones técnicas previas, sesión de ensayo, producción gráfica que acompaña a los expositores, transición entre sesiones, presentaciones de apoyo; entre otras más sofisticadas como señal en distintos idiomas, sesiones en simultáneo, videos pre-grabados, sonidos preparados y más.

Mantener a los participantes comprometidos

Es recurrente pensar que mantener la atención de la audiencia durante largos tiempos de presentación sea algo difícil, y en un entorno virtual podría ser más aun, por ende veremos algunas formas en que la interacción los ayudará a mantener al público más concentrado.

Chat en vivo: Es muy valorado tener un espacio abierto para que el público pueda interactuar entre sí, recibir feedback y poder dar respuesta rápida a preguntas urgentes.

Encuestas o votaciones en vivo: Haga preguntas al público de vez en cuando mientras ocurre la exposición. Si las preguntas fuesen una votación recomendamos presentar los resultados en vivo.

Espacios para el debate: Los intercambios de ideas intensos tiendan a mantener la atención del público, entrégueles espacio para comentar como foros de discusión.

Presentación de contenido en vivo: Es mucho más atractivo para los participantes consumir contenido en vivo que en diferido, si además le entrega el espacio para hacer preguntas al expositor el público lo valorará mucho.

Video conferencia interactiva: Genere espacios de interacción entre participantes, la generación de nuevas redes puede ser un incentivo muy atractivo para muchos.

Seguimiento y moderación: Haga un seguimiento de las preguntas, temas emocionantes o poco claros, comentarios inadecuados.

Protocolo recomendado para eventos virtuales

Para ayudarle a mantener su evento virtual productivo y profesional, es recomendado seguir las siguientes pautas:

Organizador

• Comparta los recursos y directrices pertinentes con los asistentes.
• Mantenga siempre informado al público.
• Mantenga las sesiones breves, un máximo de 4 horas por día.
• Proporcione descansos para que los participantes puedan optimizar la concentración.

Participante

• Silenciar los micrófonos cuando no se habla.
• Efectuar comentarios positivos y optimistas.
• Generar un perfil completo le permitirá conocer otros participantes.
• Sea genuino con sus intenciones, así obtendrá mejores resultados.
• Evita el acoso o el comportamiento abusivo hacia otros participantes.

Acerca de la Privacidad

Como organizador de un evento, debe entender y atender las áreas de privacidad y protección de datos de sus asistentes. Siempre debe saber que pueden ocurrir infracciones y debe poner en marcha medidas para prevenirlas.

Como Organizador, considere:

• Cifrado de la plataforma y encriptado de la información almacenada en un hosting que cumpla con la normativa 27001.
• Sólo recopilar información relevante, cuidar el manejo de dichas bases.
• Políticas de privacidad y condiciones de uso, aceptadas por los participantes.

Como Participante considere:

• Evitar revelar información personal.
• No descargar ficheros de personas que no conozca.
• Leer la política de privacidad y condiciones de uso de su información.

POSTERIOR AL EVENTO
FEEDBACK Y ACCIONES POST-EVENTO

Cuando termines, ¿crees que realmente has terminado? Hemos reunido algunas notas sobre cómo mantener el impulso después de que su evento virtual termine.

• Utiliza una plataforma que mantenga tu evento en la nube por un periodo de tiempo determinado.
• Mantenga las sesiones de Streaming descargadas para los que no se pudieron conectar en vivo.
• Analice las métricas que entrega la plataforma para tomar decisiones futuras.
• Realice una encuesta posterior al evento para obtener feedback sobre la experiencia de los participantes.
• Comparta los resultados del evento con quien estime conveniente.
• Mantenga continuamente informado a su público objetivo sobre nuevas versiones a realizar u otros eventos que puedan ser de interés.

Deben estar preparados y contentos de recibir tanto comentarios positivos como negativos y utilícenlos para mejorar sus próximos eventos.

La industria de los eventos rápidamente ha tenido que adaptarse a las condiciones y retos que el 2020 nos ha presentado, donde hemos tenido que enfocarnos cada vez más en el mundo de los Eventos Híbridos y Eventos Virtuales.

Es importante conocer los diferentes elementos que se integran tecnológicamente para la realización de un evento virtual. Visualiza el vídeo en donde se explica esquemáticamente cada uno de estos elementos y conoce en detalle cómo se integran.

Queremos que sirva como punto de apoyo para todos los organizadores de eventos que están entrando al mundo de los eventos virtuales e híbridos, y que ayude a sentar las bases de una planificación para estos nuevos modelos.

Puedes seguir un esquema explicativo y sus particularidades de la mano de nuestro CoFounder José Joaquín de la Cruz en el siguiente video: