Engagement de los asistentes virtuales: 8 estrategias únicas y creativas
En Click Group, recibimos muchas preguntas sobre la participación o engagement de los asistentes virtuales. Podría decirse que uno de los mayores puntos débiles para los productores, ya que impulsar el compromiso no es tan difícil como podría pensarse. Y aunque hemos hablado de este tema antes, queríamos abordarlo de nuevo. Porque después de producir docenas de eventos virtuales exitosos durante los últimos meses, ¡hemos aprendido mucho! Particularmente sobre cómo idear estrategias que hagan felices a los asistentes y tengan ganas de más, tanto durante como después del hecho.
En el pasado, discutimos la importancia de prestar atención a la participación de los asistentes virtuales en cada paso del camino. Y hoy, mantenemos la conversación, pero en una dirección aún más emocionante. ¡Sigue leyendo para descubrir las estrategias más creativas y únicas para impulsar la participación de los asistentes virtuales!
- ¡Empuja el compromiso con notificaciones!
Antes de que los eventos virtuales se masificaran, la industria ya incursionaba en aplicaciones para eventos. Una de las mejores cosas de esta tecnología son las notificaciones automáticas. Al igual como ocurre con Facebook, Instagram o tu aplicación de meditación favorita, estás “alertas” mantuvieron el foco de sus usuarios en el contenido.
En el caso de los eventos virtuales, esta herramienta cobra una especial relevancia. Piénsalo así: uno de los mayores riesgos asociados a los eventos virtuales son las distracciones del entorno (el hogar o la oficina generalmente). Si reciben notificaciones automáticas sobre sesiones emocionantes o sesiones de entretenimiento, se les recordará que regresen y estén atentos. Será como plantar una pequeña semilla en la mente de tus asistentes, que seguirá creciendo a medida que participan del evento. Además, con una correcta personalización, podrás enviar a cada grupo de asistentes diferentes recordatorios según lo que más les interese.
- Mantén vivo el entretenimiento.
El contenido importa mucho ¡Y ahora más que nunca!, si bien la calidad juega un papel fundamental en el éxito general de tu evento, no puede ser lo único que brinde a los asistentes. Si tus eventos en persona incluyeron DJ, música en vivo, happy hours y más, tus eventos virtuales también deberían hacerlo. ¡Podría decirse que incluso más! Como el experto en entretenimiento de eventos Paul Creighton nos dijo una vez: «En el momento en que un evento se vuelve virtual, no es una reunión, es un programa de televisión. Y hay que pensarlo en esos términos”. ¡Así que asegúrate de presupuestar algún tipo de entretenimiento si la participación de los asistentes virtuales es algo que te preocupe!
- Gamificación
Una excelente manera de evitar que la audiencia se desconecte durante el evento es gamificar algunos aspectos de la experiencia. Todo el mundo es fanático de un gran juego, ¡y aquí hay mucho espacio para ser creativos! Puede ser desde una pequeña trivia hasta algo que ocurre durante todo el evento. Un poco de competencia amistosa es una forma de generar mucha energía y compromiso en los asistentes, especialmente si hay algo que ganar al final.
- El regalo de … dar
Y como estamos hablando de ganar algo, pasemos directamente a las bolsas de regalo. Particularmente durante los últimos meses, todos nos unimos de alguna manera por la emoción de las compras en línea. Hay algo muy especial en esa inyección de dopamina que llega directamente a tu cerebro cada vez que un paquete llega a tu puerta, entonces, ¿Por qué no utilizar esta química mágica para mostrar aprecio a tu audiencia y generar aún más participación?
Si bien entregar algo directamente a la puerta de su audiencia puede ser una gran arma, asegúrese de que funcione a su favor y que valga la pena el costo. En lugar de camisetas con el logotipo de su empresa, ¿por qué no servicios de entrega de alimentos? ¡Incluso puedes agregar una sala virtual dedicada para que las personas disfruten de su comida juntas!
- Asuntos de votación
¡La famosa votación! Quizás una de las mejores herramientas a disposición de un planificador para aumentar la participación de los asistentes virtuales. ¿Pero por qué, puedes preguntar? Bueno, para empezar, si realizas una encuesta antes de que se lleve a cabo el evento, le está dando a la audiencia algo que les encanta, que es la oportunidad de compartir su opinión. Si las personas pueden opinar sobre lo que les gustaría ver u oír, será más probable que asistan al evento y participen un poco, ya que tienen la sensación de que la experiencia se adaptó literalmente a ellos.
Y si vas un paso más allá y realizas encuestas en vivo durante el evento, ¡aún mejor! No solo presentará a las personas una actividad en la que participar, lo que genera instantáneamente más participación, sino que también podrás modificar tu evento basado en la evidencia de los resultados. Dado que está recibiendo opiniones y aportes en vivo, puedes agregar instantáneamente algo que muchos asistentes quieran ver o deshacerse de algo que a la gente no le agrada demasiado. Los datos son tus amigos, ¡utilízalos!
- Las preguntas frecuentes ayudan mucho
Sí, los planificadores tuvieron dificultades cuando los eventos virtuales entraron en escena por primera vez. Pero también lo hicieron los asistentes, que fueron empujados a este lugar remoto sin tener ni idea de lo que estaba pasando. Incluso las plataformas más fáciles de usar son una novedad para la mayoría de las personas. ¿Y cuál es una forma segura de hacer que alguien abandone un evento virtual? Haz que sea difícil para ellos aprender los entresijos de la plataforma donde se desarrolla la experiencia. Los asistentes frustrados se convierten en clientes descontentos y ¡nadie quiere eso!
Dependiendo de quién sea tu audiencia y su nivel de familiaridad con la plataforma y la tecnología en general, es posible ir agregando más elementos. Recuerda, se trata de hacerlo lo más fácil posible para los asistentes.
- Rompe el Hielo
Los rompehielos siempre son una buena idea cuando se trata de un grupo de personas que no se conocen entre sí. Si bien es una actividad que no tomará mucho tiempo, presenta una gran oportunidad para que los asistentes se familiaricen más.
Piense en algo parecido a juegos de trivia o preguntas y respuestas. Y si realmente deseas llevar el compromiso a casa con algo único, incluya sesiones de ejercicio y atención plena en la mezcla. ¿Por qué no tener una sala de yoga? ¿O un profesional de la meditación viene y realiza una sesión? ¡Sea creativo con lo que ofrece a los asistentes!
- ¡Constrúyelo!
Y finalmente, realiza algunas actividades de formación en equipos. Evidentemente, esto dependerá de los objetivos de tu evento. Pero especialmente si estás planificando una conferencia interna, estas actividades contribuirán en gran medida a promover la participación de los asistentes virtuales. Desde salas de escape virtuales hasta juegos personalizados que involucran elementos de su organización, aquí puedes literalmente volverte loco echando a andar la creatividad. ¡Y también tu audiencia, que espera una experiencia inolvidable!
Guía práctica: Como monetizar un evento virtual
Sin duda el teletrabajo es una realidad en nuestro país y en todo el mundo, gracias a ello contamos con más tiempo libre para hacer o participar en nuevas actividades como son los eventos virtuales. un espacio para explorar nuevas áreas de conocimiento y muchas veces participar en evento virtuales de libre acceso o pagados, seguramente te estas preguntando ¿Hay disposición a pagar desde el asistente a un evento virtual?
Una de las Industrias mayormente afectadas por el distanciamiento social es la producción de eventos, y es que las normas sanitarias han regulado permanentemente el límite de personas en reuniones sociales o aforos máximos para espacios públicos y privados. Si bien la curva de contagios ha disminuido en las últimas semanas y hemos avanzado a fases que nos otorgan mayores libertades, en otros sectores no ha sido así. Es que la incertidumbre ha sido parte de nuestra nueva realidad, así como lo ha sido la transformación digital y el consumo de servicios en plataforma.
Los eventos virtuales son un ejemplo de esta nueva normalidad y, en la medida que se han dado a conocer, han demostrado su potencial de comunicación y networking, el ahorro de costos asociados a la producción presencial, beneficios en la accesibilidad y tiempos de ejecución. Estos eventos permiten que asistentes estén conectados virtualmente con líderes de opinión, profesionales y personas influyentes para sus propios intereses a solo un click de distancia. El conocimiento siempre ha sido valorado como un bien intangible, pero con alta disposición a pagar desde los consumidores, y ¿porque un evento virtual sería la excepción? ¿Por qué un usuario no estaría dispuesto a pagar por escuchar unas palabras de un gran referente? o ¿Por qué una marca no estaría dispuesta a pagar por un espacio virtual donde mostrarse hacia un público de su interés?
Acorde a esto y experiencias de eventos reales les contaremos y dejaremos algunos consejos acerca de cómo monetizar o financiar un evento virtual:
La gente está dispuesta a pagar por escuchar opiniones de expertos
Los conocimientos técnicos, especializados, actualizados y de vanguardia entregados por líderes de opinión generan disposición a pagar, y más aún son un bien muy preciado y escaso ya que solo unos pocos pueden acceder e él. Si tienes acceso a conseguir expositores de renombre para tu evento es completamente razonable y justo que cobres una cuota de entrada a cambio, te recomendamos buscar eventos pagados anteriores donde estos speakers hayan participado.
Si bien internet nos ofrece todo tipo de información, el mensaje entregado desde una fuente confiable nunca será barata, ya que puede generar grandes beneficios o ahorrar muchos problemas. Estos eventos cuestan dinero, incluso cuando se organizan en entornos virtuales, pero es muy importante asegurar una buena relación precio-calidad. Si el contenido del evento no se ajusta al precio que estás cobrando, en un corto plazo verás cómo tu negocio dejará de ser atractivo.
Les recomendamos pensar en nuevas estrategias de generar valor
Si bien el contenido y la fuente de donde provienen es muy importante, como ya lo mencionamos, busca innovar para dar un valor agregado al asistente que genere un plus durante su experiencia.
Es muy común entregar un regalo durante un evento presencial, pero en este caso pensemos por que no entregar una bolsa de regalos de forma virtual, el abanico de posibilidades es enorme dentro de lo cual podrías considerar: códigos de descuento, suscripciones, pruebas gratuitas de productos y servicios, cursos en línea, E-Books y Gift Cards.
La generación de redes de contacto es cada vez más virtual
Podemos ver en las redes sociales hoy en día que el networking es mucho más potente en un entorno virtual que presencial, que la facilidad de acceso a la información permite llegar a muchas más personas, que los criterios de búsqueda ayudan al usuario a ser más eficiente y que breves espacios de comunidad pueden generar grandes efectos hacia miles de personas.
Cuando hablamos de un evento virtual, los usuarios pueden entablar conversaciones con otros asistentes de forma muy fácil, discutir tópicos de interés o generar redes de contacto en tan solo minutos. Para muchas personas estas facilidades que entrega un entorno digital es mucho más cómodo y podrían ser una potente herramienta para seducirlo a participar en tu evento.
Personaliza y segmenta el evento para tu público
Si logras segmentar a tus potenciales asistentes con una buena estrategia de pricing y capturar la mejor disposición a pagar de cada uno, seguro estarás rentabilizando al máximo. Considera la posibilidad de ofrecer tickets por categoría o la opción de pagar por las sesiones individuales en lugar de hacer que todos paguen un precio único. Esto les da una mayor flexibilidad y accesibilidad a muchos de sus asistentes.
Costos adicionales por talleres especializados
Ya hablamos de tener expositores relevantes para tu evento, ya que gracias a esto aumenta la disposición a pagar. Considerando que ya tenemos una buena fuente de conocimiento ¿por qué no organizar talleres especializados por los que algun segmento de clientes pueda pagar extra?
Esto dará la oportunidad de participar, resolver preguntas y mejorar una experiencia única e íntima para los asistentes más comprometidos e interesados.
Cobrar por contenido On-Demand
Algo muy atractivo de los eventos virtuales es que no acaban incluso cuando se ha terminado la sesión en vivo, y el contenido puede seguir publicado en la plataforma virtual por un tiempo determinado. Piensa que durante tu evento habrás creado una gran cantidad de contenido absolutamente valioso y único, entonces ¿por qué no ofrecer la oportunidad de acceder a este contenido? Claro es que si vas a hacer esto, debes estar seguro que el contenido que estás proporcionando a la gente sea útil, perspicaz, lleno de ideas y observaciones emocionantes.
Vender espacios virtuales para auspiciadores
Sin duda los espacios de exposición son atractivos para los auspiciadores, y en un entorno virtual lo siguen siendo. Algo muy interesante que nos ofrecen las plataformas con desarrollo de analíticas es que tendremos un set de datos para entregar al auspiciador como respaldo de todas las visualizaciones y alcance de las sus espacios virtuales.
