Una experiencia virtual a la medida de las marcas

Cambia, todo cambia. Y en el mundo de los eventos, ha cambiado una enormidad. Tanto así, que se ha acelerado explosivamente el papel que juega la tecnología en el desarrollo y organización de un evento, conferencia o seminario. Por ejemplo, hoy en día, la búsqueda del espacio físico perfecto ha sido reemplazado por la tarea de encontrar la mejor plataforma de eventos virtuales, que no deje de cautivar el interés y el ojo de los asistentes.

El diseño de eventos virtuales podrá funcionar de forma diferente al evento físico, pero los elementos visuales no son menos importantes. Muy por el contrario, es imprescindible poder personalizar y potenciar visualmente tu plataforma de eventos virtuales. Para eso, adentrémonos un momento en este tema, para descubrir las diversas opciones de diseño que se pueden aprovechar para brindar una experiencia de primer nivel con una poderosa plataforma como la nuestra.

Los beneficios de una plataforma pensada para las marcas

Un evento es una herramienta poderosísima para aumentar el conocimiento de una marca. Ofrece oportunidades ilimitadas para crear puntos de contacto y recordación entre asistentes y marca.

En los eventos físicos, el lugar en sí se puede aprovechar de muchas formas para dar visibilidad a tu marca, desde elementos en pantallas, proyecciones, avisos impresos, hasta detalles como asegurarse de que todas las sillas sean del color o diseño de una marca. Así, las marcas juegan un papel fundamental en la experiencia del asistente.

En los eventos virtuales, esto no es diferente. La plataforma es tu “lugar” en línea y es vital considerar qué características están disponibles para las marcas. Para que los asistentes se sientan realmente inmersos en la experiencia, una plataforma genérica con el logotipo no será suficiente. Querrás aprovechar colores, tipografías, imágenes y videos de la marca para crear una apariencia única y sorprender a los asistentes desde el momento que inician sesión y en adelante.

Al brandear tu página principal, los fondos de pantalla y el menú de la plataforma virtual y el contenido de tu transmisión en vivo, se puede crear una exposición de marca de alto impacto.

Si nunca has organizado un evento en vivo, o solo has participado en eventos con limitadas opciones de exposición de marca, te podrás sorprender con lo impactante que puede ser crear una experiencia personalizada. La experiencia que te imaginas se puede hacer y nosotros estamos preparados para conseguirlo para ti. Y aquí te dejamos un listado de tips y claves para diseñar tu evento virtual pensando en las marcas como protagonistas:

Diseña tu página de inicio

Tu página de inicio es la puerta de entrada de los invitados luego de registrarse en tu espacio virtual. Es tu oportunidad de dejar una buena primera impresión, por lo que tienes que dejar que tu mente fluya y el diseño acompañe la visión que tienes en mente para cautivar al asistente en ese primer vistazo.

 

Customiza colores y tipografías

Claro, la página de inicio es un aspecto clave, pero los asistentes pasarán la mayor cantidad de tiempo viendo tu evento vía streaming o utilizando las funciones de networking. Por eso, es vital que el diseño se alinee a una paleta de colores reconocible y amigable con el usuario, con tipografías que conecten desde la simpleza los mensajes que quieres entregar en un estilo pulcro y bien definido.

 

Logos y banners

Si tienes un patrocinador en tu evento, hay numerosas formas de hacer que su marca sea más visible y atractiva para los asistentes. No solo puedes darles un espacio en la página de inicio, puedes también insertar opciones cliqueables, como banners, que garanticen visibilidad a la vez que cautiven la atención de los asistentes. Estos pueden estar presentes en formato GIF o imagen, rotando los logos o mensajes de tus patrocinadores para darles un espacio preponderante.

 

Crea tu stand virtual

También puedes realizar una feria virtual compuesta de stands virtuales con diferentes diseños, que sean atractivos para tus patrocinadores. Un lugar donde se puede chatear o tener una videollamada con un ejecutivo de la marca, descargar material como revistas virtuales, presentaciones, credenciales, y mucho más.

 

Contenido en vivo

El contenido en vivo o pre-grabado está en el centro de tu evento virtual, por lo que tus patrocinadores también pueden compartir algo de esa atención. Si transmites conferencias, puedes insertar fondos de video para los presentadores e insertar logos o banners en tu contenido en vivo. A su vez, se pueden realizar comerciales para cambiar de una sesión o de un tema a otro. se pueden realizar comerciales para cambiar de una sesion o de un tema a otro

Diseña tu página de inicio Tu página de inicio es la puerta de entrada de los invitados luego de registrarse en tu espacio virtual. Es tu oportunidad de dejar una buena primera impresión, por lo que tienes que dejar que tu mente fluya y el diseño acompañe la visión que tienes en mente para cautivar al asistente en ese primer vistazo. Customiza colores y tipografías Claro, la página de inicio es un aspecto clave, pero los asistentes pasarán la mayor cantidad de tiempo viendo tu evento vía streaming o utilizando las funciones de networking. Por eso, es vital que el diseño se alinee a una paleta de colores reconocible y amigable con el usuario, con tipografías que conecten desde la simpleza los mensajes que quieres entregar en un estilo pulcro y bien definido. Logos y banners Si tienes un patrocinador en tu evento, hay numerosas formas de hacer que su marca sea más visible y atractiva para los asistentes. No solo puedes darles un espacio en la página de inicio, puedes también insertar opciones cliqueables, como banners, que garanticen visibilidad a la vez que cautiven la atención de los asistentes. Estos pueden estar presentes en formato GIF o imagen, rotando los logos o mensajes de tus patrocinadores para darles un espacio preponderante. Crea tu stand virtual También puedes realizar una feria virtual compuesta de stands virtuales con diferentes diseños, que sean atractivos para tus patrocinadores. Un lugar donde se puede chatear o tener una videollamada con un ejecutivo de la marca, descargar material como revistas virtuales, presentaciones, credenciales, y mucho más. Contenido en vivo El contenido en vivo o pre-grabado está en el centro de tu evento virtual, por lo que tus patrocinadores también pueden compartir algo de esa atención. Si transmites conferencias, puedes insertar fondos de video para los presentadores e insertar logos o banners en tu contenido en vivo. A su vez, se pueden realizar comerciales para cambiar de una sesión o de un tema a otro. se pueden realizar comerciales para cambiar de una sesion o de un tema a otro

Entonces …

Así como estas mencionadas, hay una serie de otras funciones e ideas que se pueden implementar para darle a los patrocinadores un rol importante dentro del evento virtual.

Ellos son el principal apoyo de nuestros eventos, por lo que merecen encontrar un espacio para poder mostrar lo que ellos tienen que decir y lo que tienen para ofrecer. Si quieres que los asistentes de tu evento se sientan inmersos y emocionadas al ingresar a tu evento, necesitas herramientas de diseño para capturar su atención y su corazón.

Necesitas que el espacio virtual haga match con tu temática y las marcas asociadas. Y que cuando se acabe la jornada del evento, los asistentes se vayan con la sensación de haber sido participes de una gran experiencia, que seguro querrán comentar con todas sus redes de contacto. Y que cuando lo hagan, no se olviden de mencionar a quienes lo hicieron posible.


Eventos virtuales

Un evento virtual nos sienta a todos en la misma mesa

Cuando pensamos en eventos virtuales surgen muchas preguntas. ¿Funcionará bien la conexión? ¿Cómo se reacciona a problemas de conectividad? ¿Qué pasa si nadie aparece? ¿Cómo mantenemos la atención de los asistentes? ¿Y el cafecito, se va a dar de la misma manera?

Preguntas que nos hacemos todos, especialmente los que deseamos impulsar un formato incipiente, que empieza poco a poco a agarrar un espacio en el mundo de los eventos y las conferencias. Claro, sin duda que es una diferencia sustancial eliminar el factor del contacto físico de la conversación. Pero esto no termina con las relaciones humanas. Menos termina con la inclusión, con la atención y con la interactividad.

Porque los eventos virtuales abren un portal. Extienden los límites y las posibilidades de los organizadores de abarcar públicos que no se imaginaban que podían incluir dentro de la conversación.

Porque al alojar un evento en una plataforma virtual, esta deja de tener una dirección fija a la que no todos pueden acceder. Deja atrás la limitación que tienen todas las partes interesadas de participar. Y abre una ventana al mundo, que permite la entrada sin fronteras de asistentes de distintas latitudes.

Eventos virtuales

Así es como un usuario de Punta Arenas, Arica o Madrid, interesado en participar de una conferencia sobre nuevos avances en el mundo de la farmacéutica u otros interesados en el desarrollo de nuevas tecnologías de la construcción, pueden sentirse parte de la industria al participar desde los lugares más remotos que podríamos imaginar. Es una conexión global en una misma plataforma. Solo teniendo una conexión estable pueden empezar a participar de un mundo del que se sentían aislados y al que solo podían seguir a través de sitios de interés, o de un blog como este.

Y tener personas que habitan distintas realidades, diversas culturas y distintas problemáticas relacionadas a su entorno, enriquece las conversaciones e interacciones que se pueden dar en un evento. Conectar personas es más importante que generar buenos contenidos. Porque las relaciones humanas son fundamentales para el desarrollo de un país y sus industrias.

Las relaciones humanas son invaluables y un café que puede empezar entre dos personas de hemisferios distintos, puede transformarse en un avance significativo en la innovación y creación de nuevas ideas de negocio.

Un evento virtual nos hace un lugar a todos en la mesa, nos pone a todos al centro de la conversación y nos permite integrarnos de forma de conocer que las posibilidades no conocen límites regionales. Porque al final del día, el mundo se hace pequeño y las posibilidades se vuelven infinitas, cuando estamos mejor conectados.

Eventos virtuales


Todo lo que se puede medir y más, en un solo evento virtual

El 2020 ayudó a acelerar el desarrollo de la tecnología de un evento virtual a una velocidad imposible de detener y las tasas de adopción nunca han estado tan altas como ahora. A pesar del progreso, no todas están sacando ventaja del mayor activo de esta tecnología: la data.

 

Pero para eso hay algunas herramientas que ayudan a medir el éxito de tu evento.

En evento físicos, los organizadores pueden realizar un seguimiento fácilmente de los asistentes con un recuento al final del registro o escaneando credenciales. Sin embargo, en el mundo de los eventos virtuales, los organizadores ya no pueden echar un vistazo tan rápido a la sala para verificar los niveles de participación. Por otro lado, si se elige una plataforma con buenos análisis, no es necesario abrir la puerta y capturar al “ojímetro” cuantos asistentes están presentes en el evento… un software lo hace todo por ti.

Una interfaz perfectamente diseñada también puede ayudar cuando se trata de medir y revisar data. Las plataformas hacen que toda esta conjunción de data nos lleve a detalladas conclusiones, fundamentales para el éxito de futuros eventos. Les sirve a los organizadores, nos sirve a nosotros para mejorar progresivamente nuestro servicio en el futuro.

Y es importante considerar que la data también nos ayuda a demostrar el ROI del evento a las partes interesadas y los patrocinadores.

Para todo esto es indispensable contar con una versión actualizada de una caja de herramientas de analítica que funcione desde la plataforma virtual o la versión mobile. Estas funciones empoderan a los organizadores a encontrar información relevante que necesitan para mantenerse competitivos.

Analíticas de eventos virtuales4 Métricas Claves de Trackeo

  1. Asistencia: ¿Qué actividades reportaron los mayores números y a quiénes atrajeron?
  2. Interés: ¿Qué contenido genera mayor tráfico?
  3. Atención: ¿Qué contenido mantuvo a los asistentes pegados a la pantalla?
  4. Acción: ¿Qué asistentes cliquean en links o se enganchan mejor con ciertos tipos de contenido?

 

Idealmente, una sección de analítica debe proveer una visión general de la data clave, mientras permite cavar más profundo en busca de respuesta más concretas. Y también, se debe contar con un panel de control que presente gráficos fáciles de leer, que también provean opciones de leer entre líneas por data más profunda.

 

Asistencia e Interés:

Si quieres saber qué atrae la atención, es esencial seguir los movimientos los asistentes en la plataforma del evento. Esta data puede ser muy valiosa para los patrocinadores y las personas de interés.

Quieres saber cómo se mueven, qué hablan, cuando y dónde. También entender el contenido que más concita su interés y lo que determina su participación.

Tus stakeholders o patrocinadores querrán saber un poco más que solo cuántas personas asistieron. También quieren saber cómo participaron. Por eso debes poder mostrarles cuantos leads potenciales alcanzaron o alcanzarán en tu evento.

Esta data es esencial, es la joya de la corona en cada evento virtual que organices.

 

Atención y Acción:

Hay dos maneras de medir el engagement:

  • La duración de la visualización del contenido
  • El número y tipo de acciones que ejecutan

 

Esta data ayuda a identificar el mejor contenido y lo que más genera participación de los asistentes.

Adentrarse en esta data ayuda a obtener insights invaluables. Por ejemplo, es posible que sesiones pre-grabadas con mayor cantidad de visualizaciones también tenga las más altas tasas de abandono prematuro. Por otra parte, otra sesión con la mitad de la visualización pueda tener la más alta tasa de gente viendo hasta el final.

A su vez, esta información puede ayudar a patrocinadores a determinar qué contenido es más efectivo para comunicar sus mensajes. Piensa cómo mover a tu audiencia por debajo del Funnel de awareness a conversión.

 

Analíticas de eventos virtuales

Usar la data para asegurar el éxito

Es parte de nuestro propósito de constante progreso, estar mirando fijamente cada uno de los números y cada uno de los resultados que atrae un evento virtual desarrollo por nosotros. Nos involucra la idea de que todos, tanto asistentes como organizadores, salgan de esta experiencia enriquecidos con nuevas ideas y renovadas ganas de fortalecer lazos entre ellos, y nosotros por supuesto.

Todo evento se beneficia de una buena estrategia o una función depurada de analítica, con todo lo que puede ofrecer desde el punto de vista de la data obtenida. Así podemos saber desde cuántas personas asistieron, hasta qué contenidos funcionan mejor y las acciones que los asistentes realizan dentro del evento.

Al final, lo más importante es cumplir los objetivos que nos planteamos desde el principio en cada evento que organicemos: enganchar a nuestra audiencia y que salgan da la experiencia con buenas sensaciones.