La fase de acreditación de los invitados es fundamental para tu evento ya que es el primer contacto con el asistente, y es por eso que hoy venimos a hablar de eso. 

La acreditación es la primera impresión que tendrán del evento y de la organización, por lo que es muy importante anticiparnos a cada detalle para no dar una impresión equivocada y que los asistentes se sientan bien recibidos al llegar. Por eso te dejamos 8 tips que debes tener en consideración para mejorar la experiencia al máximo:

 

 1. PREVIO AL EVENTO 

  • Número de asistentes: Evalúa utilizar una plataforma digital para gestionar y automatizar las invitaciones en el caso que tu evento pretenda una elevada asistencia, esto mejorará a experiencia y te ahorrará muchos dolores de cabeza. 
  • Comunicaciones previas: Si lo consideras podrás mantener a tus asistentes siempre informados de novedades, controles específicos de seguridad o cualquier dato relevante para que ese día no encuentren sorpresas de último minuto. 
  • Segmentación y planificación: Evalúa previamente los distintos segmentos y categorías de asistentes para evitar confusiones y prepara el momento de la acreditación con la mayor antelación posible. Cumplir con el timming prometido evitará que los asistentes comiencen el evento con una mala impresión. 

 

 2. LAS CREDENCIALES  

  • A quién se dirigen: Niños, jóvenes, adultos, adultos mayores, clientes potenciales. El diseño y mensaje debe dirigirse al público que escojas como tu target. 
  • Menos es más: Las credenciales deben ser claras y concisas, e incluir solo la información necesaria para la identificación de la persona. 
  • El tamaño importa: Se aconseja un  tamaño A6 aproximadamente, con un soporte que puede ser de cartón, funda plástica o PVC.
  • Lanyard: La cinta que sostiene la acreditación se puede personalizar con el color y logo del evento o incluso puedes añadir a los partners más importantes. 
  • Información: Por un lado tenemos la información general del evento. Por otro lado, información individual de cada asistente como nombre, apellidos, cargo, empresa, foto o código QR. 
  • Código QR: Aumentará de forma muy significativa la adopción y el uso durante el evento. 

 3. IMPRESIÓN ON-SITE 

Hoy existen diversos sistemas para identificar y acreditar  a los asistentes en el sitio, lo cual toma principal relevancia cuando concurren personas que no teníamos pre-inscritas. Para estos casos es especialmente importante tener consideraciones cuando estas entregando credenciales impresas. 

Si usamos el soporte en papel por ambas caras solo preocúpate de la parte que lleva información individual de cada asistente por lo que la impresión es realmente rápida.  

Si por el contrario usamos el soporte de pvc el sistema tan solo introducirá el identificador de la persona en el chip, consiguiendo aumentar aún más la velocidad de entrega.  

Más velocidad, menos tiempo en la fila. 

 

 4. QR PARA EL CONTROL DE ACCESO 

Tan solo con unos cuantos tablets  y un poco de personal podemos conseguir controlar el acceso con facilidad. Conociendo el número de asistentes y el flujo estimado de llegada al evento podremos definir el equipo necesario para que el proceso sea exitoso. 

 5. ESCANEA TUS LEADS  

Generar valor medible de forma cuantitativa es un reto determinante para los productores de eventos. Por este motivo, desde hace unos años, cuantificar el número de leads o nuevos clientes que se contactan se ha convertido en una métrica indispensable y para ello el codigo QR es nuestro gran aliado. 

 

 6. ENTRADA DIGITAL

Enviar anticipadamente las entradas vía correo electrónico siempre nos ahorrará tiempo. Sin embargo, esto no elimina la relevancia de la acreditación on-site, ya que contratiempos y controles siempre serán exigidos para la seguridad del evento. 

 

  7. APP DEL EVENTO 

En Click Group recibimos muchos clientes que necesitan desarrollar una aplicación web o nativa para sus eventos. Este tipo de solución ayuda mucho a concentrar toda la información del evento, incluido el envío de las entradas, tickets aéreos para los asistentes y mucho más. 

 

Si estás buscando planificar la acreditación de tu próximo evento o te ha parecido interesante este post y quieres saber más, en Click Group estaremos felices de ayudarte. ¿Te sumas?