Eventos Virtuales

Es solo cosa de preguntarnos a nosotros. Sabemos lo mucho que está creciendo el mundo de los eventos virtuales. Y es claro, porque estamos cada vez más tiempo en casa y no hemos perdido las ganas de conectarnos con otros o de aprender cosas nuevas. Entonces podemos decir que un evento virtual podría ser mucho más que un seminario o conferencia con preguntas vía chat. Existe una amplia variedad de experiencias tecnológicas y tipos de eventos que tu empresa podría considerar. Aquí te compartimos algunas ideas u otros tipos de eventos virtuales que se están haciendo en el mundo:

La gran cumbre virtual

Son lo más parecido a una conferencia, pero en modalidad online. Piensa en Tim Cook de Apple haciendo su presentación de productos a través de ella. Tiene ese componente de interacción que se necesita para recibir un feedback, como también las posibilidades infinitas de mostrar todas sus novedades. Puedes contar con una serie de oradores que entren y salgan de la presentación, mostrar todos tus últimos avances y demostraciones de productos según la industria a la que te dediques.

Son útiles para ganar clientes, construir marcas y para generar contenidos que luego puedan ser una herramienta de captación de leads.

También se usa la modalidad de disponer de las sesiones de forma gratuita a cambio de direcciones de correo o data sobre los interesados.

Ciclo de conferencias

Un ciclo de conferencias es otro tipo de evento virtual a gran escala que puede durar varios días o semanas y da lugar a que los interesados asistan y permanezcan cuánto y cuándo lo deseen.

Al igual que las cumbres virtuales, los ciclos de conferencias virtuales potencian la participación de los asistentes, permiten recolectar data sobre audiencias y los contenidos generados pueden posteriormente integrar la estrategia de marketing a nivel de inbound o de redes sociales, blogs e informes.

Ferias y exposiciones comerciales virtuales

Tal como ocurría en lo presencial, las ferias y exposiciones virtuales sirven para exhibir productos o servicios a gran escala. En esta modalidad virtual, el costo de los eventos es muchísimo menor, quedando por fuera los gastos de viajes, alojamientos y envíos.

Es evidente que lo virtual limita la inmersión y el involucramiento que genera un evento físico, pero de todos modos una feria o exposición comercial virtual permite también mostrar productos o servicios de una manera directa y por ende generar clientes potenciales y calificados.

Se cuenta con el plus de que las audiencias pueden ser más amplias y que quienes acuden lo harán por un interés genuino y con las ganas de interactuar.

Talleres virtuales

Los talleres virtuales son una forma simple y eficiente de entregar contenido sobre un tema específico. Los asistentes se involucran y aprenden de profesionales expertos en su área o industria. Y en contrapartida, la empresa obtiene información y leads para objetivos comerciales.

Este tipo de eventos virtuales son beneficiosos, además, para que la marca muestre liderazgo en su área y en caso de ser talleres virtuales internos, para el desarrollo de habilidades de su propio personal.

Happy hour o Lunch and Learn desde casa

Esto es algo de lo que quizás no hemos profundizado tanto aún, pero no todos los eventos virtuales tienen que ser sobre aprendizaje, productos o reuniones comerciales.

Un evento virtual también puede ser una ocasión de encuentro distendido. Y en tiempos de distancia social, un happy hour o un lunch and learn te pueden ofrecer esa posibilidad de sociabilizar.

Por ejemplo, las opciones de catering actuales, adaptadas a la pandemia, permiten facilitar bebidas, aperitivos o menús en formatos individuales. Muchos cuentan con entrega directa en casa, fomentando el intercambio y mostrando el interés de la empresa por el bienestar de sus trabajadores.

Y a esto le podemos sumar moderadores o, por ejemplo, invitar artistas, chef y/o sommelier que hagan degustaciones o presentaciones durante el evento.

Además, casos como el lunch and learn son buenos para fomentar el team building.

Estos eventos tienen el objetivo de mejorar la capacitación, construir marca desde adentro y también ser utilizados como formato para onboarding de nuevos empleados o incluso de clientes que necesiten de una formación técnica específica en torno a un producto o servicio de parte de la empresa.

¿Entonces?

Como podemos ver en este humilde blog, no todos los eventos virtuales son iguales y no todos sirven para lo mismo. A la hora de elegir entrar en este mundo de los eventos virtuales hay que pensar primero en los objetivos que tengas, de las prácticas que lleven adelante empresas del sector y la competencia y de consultar a clientes y empleados qué tipo de eventos les pueden interesar más.

Así se aprende a conocer mejor a la gente. Dándoles opciones distintas y una experiencia fresca cada vez que tengas la oportunidad. Porque déjanos decirte una cosa, los recursos tecnológicos corren por nuestra cuenta.

Esta pregunta entre eventos en vivo y pre-grabados es una que estamos escuchando cada vez más. Un evento en persona usualmente requiere de un contenido en vivo, entonces no debería ser tan distinta la situación para un evento virtual, ¿o no?

Echemos un vistazo a los pros y contras de cada posición y veamos cual aplica mejor para lo que estás buscando.

En vivo / Beneficios

Beneficios hay y muchos. Al hacer contenido en vivo, todo se siente más natural. Presentar en vivo con todos los descansos, pausas y respiraciones simplemente le da una sensación más orgánica a una presentación. Un presentador tomando un sorbo de agua lo humaniza, permitiendo que la audiencia se conecte más con él.

En segundo lugar, y quizás uno de los puntos más importantes, es que las presentaciones en vivo son mucho más atractivas. Y en los eventos virtuales, la interacción con la audiencia es una de las métricas más importantes en las que trabajar. Realmente es un punto clave de éxito en un evento virtual y debe estar en la parte superior de tu lista cuando planifiques su evento. Estar en vivo, incluso con un ligero retraso, le permite hablar y responder a su audiencia y reaccionar a sus reacciones. Esto nuevamente hace que todo se sienta más natural.

Algunos han intentado agregar participación de la audiencia a su contenido pregrabado, pero termina pareciéndose más a un programa infantil que le hace preguntas a los niños.

Entonces, estar en vivo te da flexibilidad, no solo en términos de interacción, sino también en lo que respecta a tu contenido. Si dedica 10 horas a crear un video pregrabado para descubrir el día que ha cambiado una información clave, es posible que te arrepientas de no haber ensayado más. Te da espacio para el cambio y la adaptación.

En vivo / Desventajas

Desafortunadamente, estar en vivo también puede tener desventajas. Si no lo crees, piensa en todos los fails que has visto en YouTube.

En vivo el margen de error es diferente y las equivocaciones se notan muchísimo más. Cuando estás haciendo una presentación y cometes un error, quedas en evidencia y esa primera equivocación, puede perfectamente llevarte a cometer otras más en secuencia. Y también vale la pena decir, que no quieres transformarte en el próximo viral por una intervención desafortunada o por un error en tu PowerPoint.

Ahora bien, esto, por supuesto, depende del evento y su audiencia. Si se trata de un evento interno, las posibilidades de que eso suceda son relativamente escasas.

Pero uno de los beneficios de los eventos virtuales es el alcance ilimitado que proporciona, que en este caso podría resultar menos beneficioso. Cuando realiza una presentación en vivo, es importante estar preparado y conocer bien su contenido.

Uno de los beneficios de las grabaciones en vivo frente a las pregrabadas es que se siente más natural y esto es cierto la mayoría de las veces.

Desafortunadamente, incluso los mejores y más elocuentes oradores públicos pueden asustarse un poco con la cámara. Lo que invierte el beneficio y lo convierte en una presentación extremadamente incómoda. La práctica hace al maestro en este caso, si necesita presentar en cámara, asegúrate de intentarlo primero y tal vez graba para ver cómo se ve.

Pre-grabado / Beneficios

Primero, vale aclarar de qué hablamos con contenido pre-grabado. Se trata de contenido que se suele filmar previo al evento, para ser transmitido durante la jornada. Tiene la flexibilidad de poderse editar y filmar en distintas tomas y con cortes.

Los asistentes suelen notar que se trata de un contenido pre-grabado, pero la mayoría de las veces es una experiencia perfecta. Un mensaje pregrabado podría incluso constituir la totalidad de su programa si así lo desea.

Por supuesto, esto también tiene sus pros y sus contras, así que echémosles un vistazo a sus beneficios primero:

El contenido pregrabado es realmente genial en el sentido de que se puede editar a la perfección. O lo más cerca que podamos. Tener la opción de filmar varias tomas, elegir nuestra parte favorita de cada una y luego armar una pieza perfecta de contenido es genial. Esto conduce a otro aspecto importante de los eventos virtuales, tener contenido de alta calidad.

Hoy en día, no puedes simplemente transmitir una toma de ti mismo de mala calidad con una cámara web. Sus invitados esperan imágenes y contenido de mayor calidad. Tener un control total sobre el contenido es una forma de hacer esto de manera efectiva. Sabemos lo que estamos publicando.

Conocer el contenido exacto también es bueno, conduce a muchas menos sorpresas en el evento real. Si tenemos una presentación de 3 minutos, sabemos que será de 3 minutos y no se sobrecargará, ya que el presentador va por una extraña tangente de pensamientos.

Evita todos los errores y ‘umms’ y ‘ahhs’ durante una presentación. De hecho, mientras edita, puede recortar todo el espacio de silencios y pausas. Lleva a contenido mucho más activo y de ritmo rápido. Esta es una forma de incluir más información en menos tiempo, por ejemplo.

Pre-grabado / Desventajas

La pregrabación es una excelente manera de obtener excelente contenido, sin embargo, dependiendo de cómo se filme y edite, es fácil dejarse equivocarse.

Esto puede llevar a contenido que parece demasiado organizado y orquestado. Y es posible que sus invitados no se sientan tan involucrados. Es mucho más fácil irse cuando estás viendo un video que cuando alguien te está presentando y hablando.

En la misma nota, puede hacer que su mensaje se sienta menos auténtico. Es mucho más difícil leer a alguien cuando sabes que puede haber filmado este contenido 50 veces.

Por último, si todo su contenido está pregrabado, se podría argumentar que no es un evento. ¿Llamarías, por ejemplo, un evento a ir al cine?

Si todo el contenido se grabó en un estudio y solo está disponible a pedido, en cierto modo es como un video de YouTube. Para evitar esto, aún necesita mantener la exageración de un evento. Haz que tus invitados se relacionen y discutan el contenido. Y, por supuesto, intenta interactuar con ellos tanto como sea posible.

Entonces, qué sacamos en limpio

No es nuestra intención resolver el debate entre en vivo y pre-grabado, porque eso te corresponde a ti a la hora de tomar una decisión sobre lo que funciona mejor para tu evento virtual. Este es solo un ejercicio de reflexiones y presentar todos los puntos de vista sobre este tema.

Si nos preguntas, siempre es bueno tener algún tipo de contenido en vivo para interactuar con tus audiencias. Sea con un presentador que vaya introduciendo a cada una de las conferencias y/o atendiendo a las preguntas de los auditores. También es buena idea incluir un panel de discusión que presente diferentes puntos de vista en la mesa.

Lo fundamental es hacer de tu audiencia el eje central del evento. Que se sientan incluidos y parte de cada momento del evento virtual.

Pero ojo, que agregar contenidos pre-grabados también puede darle un toque de calidad importante a tu evento. Sea por su estilo de filmación o por su contenido y conferencistas.

Lo que puedes hacer es combinar ambas herramientas con algún tipo de compromiso para mantener a sus invitados enganchados y participativos.

Suponemos que decir que ambos son importantes es el cierre más fácil del debate, pero es cierto, ambos tienen un papel que desempeñar en los eventos virtuales.

Como vimos, tanto la participación de los asistentes como el contenido de alta calidad son importantes para el éxito de tu evento, por lo que es un acto de equilibrio. Y si lo deseas, por supuesto, puedes hacer solo uno u otro y tener un gran evento.

Ahora la pelota está en tu lado de la cancha.

Todos queremos vivir momentos memorables, pero ¿cómo hacer de un evento virtual, uno de esos momentos?

Hay múltiples opciones para cautivar la atención de la gente: desde el contenido, las temáticas, el layout, entre otros. Pero hay una sola forma capaz de inspirar y generar emociones como ninguna otra: a través de la inspiración oral. Las palabras quedan grabadas en la mente con mayor facilidad que otras cualidades de un evento, por lo tanto, es imperativo contar con oradores que tengan el poder de la palabra y que dejen a los asistentes con un sabor agradable al finalizar la sesión.

Y es fundamental considerar la importancia de un orador que tenga tanto el don de la palabra como la experiencia en plataformas virtuales de eventos. Deben ser capaces de sobreponerse a las distintas complicaciones tecnológicas que puedan enfrentar durante una sesión virtual y no deben perder la atención de los asistentes ante un entorno lleno de distracciones y donde a veces se experimenta fatiga digital.

¿Necesitas contar con alguien que sea experto en una materia? Sí, sin duda. Pero ¿es eso suficiente? No, de ninguna forma.

Para eso es importante dotar a los oradores de todas las facilidades posibles para hacer de cada una de sus intervenciones, un momento memorable para los espectadores. Es importante que cuenten con herramientas para poder explayarse con comodidad y soltura. Y es imprescindible darles el tiempo para inspirar y llevar sus presentaciones a su ritmo.

A todos nos gustan las charlas TED, porque generan algo en nosotros. Pero si bien las organizaciones tienen el mérito de buscar incansablemente personas expertas en temáticas relevantes, donde marcar la diferencia es en elegir oradores capaces de inspirar emociones y regalar a los asistentes una experiencia de la que van a querer hablar con todo el mundo, incluso con su almohada.

Entonces …

En el mundo virtual actual, contratar a un orador atractivo y cautivador es clave para un evento memorable. Si bien el proceso en sí no es muy diferente de los eventos en persona, requiere de una capa adicional de investigación. Los oradores que tienen experiencia en presentarse en escenarios y conectar con audiencias físicas, pueden no ser tan hábiles para hacer lo mismo virtualmente. Su personalidad y carisma deben poder traducirse a un escenario virtual.

Cuando buscamos un orador, debemos asegurarnos de hacer las preguntas correctas … ¿Cuál es su experiencia hablando en un evento virtual?, ¿cómo planean conectarse con la audiencia?, ¿con qué tipo de tecnología se sienten cómodos?, ¿tiene referencias de eventos virtuales pasados? También es importante que el orador esté dispuesto a realizar una prueba virtual antes del evento, especialmente si se transmitirá en vivo. Esto le permitirá sentirse cómodos con la plataforma, la tecnología, el tiempo, el cronograma y solucionar cualquier problema potencial.

Necesitas alguien preparado para todo evento, pero especialmente, preparado para inspirar y llegar directo a los corazones y mentes de los asistentes.

Cuando pensamos en eventos virtuales surgen muchas preguntas. ¿Funcionará bien la conexión? ¿Cómo se reacciona a problemas de conectividad? ¿Qué pasa si nadie aparece? ¿Cómo mantenemos la atención de los asistentes? ¿Y el cafecito, se va a dar de la misma manera?

Preguntas que nos hacemos todos, especialmente los que deseamos impulsar un formato incipiente, que empieza poco a poco a agarrar un espacio en el mundo de los eventos y las conferencias. Claro, sin duda que es una diferencia sustancial eliminar el factor del contacto físico de la conversación. Pero esto no termina con las relaciones humanas. Menos termina con la inclusión, con la atención y con la interactividad.

Porque los eventos virtuales abren un portal. Extienden los límites y las posibilidades de los organizadores de abarcar públicos que no se imaginaban que podían incluir dentro de la conversación.

Porque al alojar un evento en una plataforma virtual, esta deja de tener una dirección fija a la que no todos pueden acceder. Deja atrás la limitación que tienen todas las partes interesadas de participar. Y abre una ventana al mundo, que permite la entrada sin fronteras de asistentes de distintas latitudes.

Así es como un usuario de Punta Arenas, Arica o Madrid, interesado en participar de una conferencia sobre nuevos avances en el mundo de la farmacéutica u otros interesados en el desarrollo de nuevas tecnologías de la construcción, pueden sentirse parte de la industria al participar desde los lugares más remotos que podríamos imaginar. Es una conexión global en una misma plataforma. Solo teniendo una conexión estable pueden empezar a participar de un mundo del que se sentían aislados y al que solo podían seguir a través de sitios de interés, o de un blog como este.

Y tener personas que habitan distintas realidades, diversas culturas y distintas problemáticas relacionadas a su entorno, enriquece las conversaciones e interacciones que se pueden dar en un evento. Conectar personas es más importante que generar buenos contenidos. Porque las relaciones humanas son fundamentales para el desarrollo de un país y sus industrias.

Las relaciones humanas son invaluables y un café que puede empezar entre dos personas de hemisferios distintos, puede transformarse en un avance significativo en la innovación y creación de nuevas ideas de negocio.

Un evento virtual nos hace un lugar a todos en la mesa, nos pone a todos al centro de la conversación y nos permite integrarnos de forma de conocer que las posibilidades no conocen límites regionales. Porque al final del día, el mundo se hace pequeño y las posibilidades se vuelven infinitas, cuando estamos mejor conectados.

El 2020 ayudó a acelerar el desarrollo de la tecnología de un evento virtual a una velocidad imposible de detener y las tasas de adopción nunca han estado tan altas como ahora. A pesar del progreso, no todas están sacando ventaja del mayor activo de esta tecnología: la data.

Pero para eso hay algunas herramientas que ayudan a medir el éxito de tu evento.

En evento físicos, los organizadores pueden realizar un seguimiento fácilmente de los asistentes con un recuento al final del registro o escaneando credenciales. Sin embargo, en el mundo de los eventos virtuales, los organizadores ya no pueden echar un vistazo tan rápido a la sala para verificar los niveles de participación. Por otro lado, si se elige una plataforma con buenos análisis, no es necesario abrir la puerta y capturar al “ojímetro” cuantos asistentes están presentes en el evento… un software lo hace todo por ti.

Una interfaz perfectamente diseñada también puede ayudar cuando se trata de medir y revisar data. Las plataformas hacen que toda esta conjunción de data nos lleve a detalladas conclusiones, fundamentales para el éxito de futuros eventos. Les sirve a los organizadores, nos sirve a nosotros para mejorar progresivamente nuestro servicio en el futuro.

Y es importante considerar que la data también nos ayuda a demostrar el ROI del evento a las partes interesadas y los patrocinadores.

Para todo esto es indispensable contar con una versión actualizada de una caja de herramientas de analítica que funcione desde la plataforma virtual o la versión mobile. Estas funciones empoderan a los organizadores a encontrar información relevante que necesitan para mantenerse competitivos.

4 Métricas Claves de Trackeo

1. Asistencia: ¿Qué actividades reportaron los mayores números y a quiénes atrajeron?
2. Interés: ¿Qué contenido genera mayor tráfico?
3. Atención: ¿Qué contenido mantuvo a los asistentes pegados a la pantalla?
4. Acción: ¿Qué asistentes cliquean en links o se enganchan mejor con ciertos tipos de contenido?

Idealmente, una sección de analítica debe proveer una visión general de la data clave, mientras permite cavar más profundo en busca de respuesta más concretas. Y también, se debe contar con un panel de control que presente gráficos fáciles de leer, que también provean opciones de leer entre líneas por data más profunda.

Asistencia e Interés:

Si quieres saber qué atrae la atención, es esencial seguir los movimientos los asistentes en la plataforma del evento. Esta data puede ser muy valiosa para los patrocinadores y las personas de interés.

Quieres saber cómo se mueven, qué hablan, cuando y dónde. También entender el contenido que más concita su interés y lo que determina su participación.

Tus stakeholders o patrocinadores querrán saber un poco más que solo cuántas personas asistieron. También quieren saber cómo participaron. Por eso debes poder mostrarles cuantos leads potenciales alcanzaron o alcanzarán en tu evento.

Esta data es esencial, es la joya de la corona en cada evento virtual que organices.

Atención y Acción:

Hay dos maneras de medir el engagement:

• La duración de la visualización del contenido
• El número y tipo de acciones que ejecutan

Esta data ayuda a identificar el mejor contenido y lo que más genera participación de los asistentes.

Adentrarse en esta data ayuda a obtener insights invaluables. Por ejemplo, es posible que sesiones pre-grabadas con mayor cantidad de visualizaciones también tenga las más altas tasas de abandono prematuro. Por otra parte, otra sesión con la mitad de la visualización pueda tener la más alta tasa de gente viendo hasta el final.

A su vez, esta información puede ayudar a patrocinadores a determinar qué contenido es más efectivo para comunicar sus mensajes. Piensa cómo mover a tu audiencia por debajo del Funnel de awareness a conversión.

Usar la data para asegurar el éxito

Es parte de nuestro propósito de constante progreso, estar mirando fijamente cada uno de los números y cada uno de los resultados que atrae un evento virtual desarrollo por nosotros. Nos involucra la idea de que todos, tanto asistentes como organizadores, salgan de esta experiencia enriquecidos con nuevas ideas y renovadas ganas de fortalecer lazos entre ellos, y nosotros por supuesto.

Todo evento se beneficia de una buena estrategia o una función depurada de analítica, con todo lo que puede ofrecer desde el punto de vista de la data obtenida. Así podemos saber desde cuántas personas asistieron, hasta qué contenidos funcionan mejor y las acciones que los asistentes realizan dentro del evento.

Al final, lo más importante es cumplir los objetivos que nos planteamos desde el principio en cada evento que organicemos: enganchar a nuestra audiencia y que salgan da la experiencia con buenas sensaciones.

En un contexto como el actual, hemos aprendido el valor fundamental de las conversaciones.

Más allá de la forma o el medio, ha sido fundamental mantener vivas las relaciones humanas y el contacto directo con otras personas. Y esto es especialmente importante en tu evento virtual, porque si el mundo evoluciona hacia estos nuevos formatos de eventos, se hace primordial no perder aquello que hacía especial a los eventos presenciales: la creación de redes de contacto y la formación de relaciones personales con otros que tienen los mismos intereses que nosotros.

Para fomentar las conversaciones reales y cercanas de forma virtual, las videollamadas 1:1 parecen ser la solución para que los asistentes conversen en el evento virtual y que esas conversaciones sean significativas entre ellos, con expositores y/o patrocinadores. Así, esos espacios de esparcimiento y los cafés que nos tomábamos con otros entre exposiciones, se pueden seguir realizando a distancia.

Esto significa que debe haber un esfuerzo importante de parte de los organizadores para guiar a los asistentes y motivarlos a probar funciones online, que puedan ser desconocidas.

Interconexiones en los eventos virtuales

Para crear o ampliar tus redes de contacto, necesitas conversar. Por eso, las plataformas de eventos virtuales tienen características que fomentan la creación de redes de contacto entre asistentes. Algunas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Estos foros ayudan a permitir el debate de ideas tanto como para reconocer asistentes con ideas afines. Sin embargo, si quieren ahondar en la conversación, se necesita una función adicional.

Ahí es donde entran en juego las charlas privadas y las videollamadas. Porque ahora con los eventos virtuales, podemos entrar en el perfil de esas personas que llamaron nuestra atención y solicitarles una reunión virtual de video 1:1, de la misma forma que se hacía en eventos presenciales.

Beneficios de las videoreuniones 1:1

A estas alturas, estamos todos relativamente familiarizados con el concepto de videollamada y cada día que pasa nos sentimos más cómodos hablando con otros a través de las pantallas. Por eso, ya podemos generar conexiones profundas a través de esas llamadas 1:1.

Alguno de los beneficios de aplicar esto en eventos virtuales, es que ya no existan limites de tiempo y terminado el programa del evento, este puede seguir funcionando online. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre si fuera de las horas establecidas y sea menos estresante concertar una reunión ante un calendario completo.

Para expositores y patrocinadores, también hay importantes beneficios. Comparado a un evento físico con mucha gente y con ruido ambiente, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación personal, de tú a tú. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand del lugar. También se pueden compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar, en lugar de llevarse una bolsa llena de folletos, que seguramente terminarán olvidados por ahí.

¿Y qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1?

• Eventos de asociaciones: La comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí, sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona.
• Ferias de empleo: La pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo.
• Eventos internos de la empresa: Especialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados.
• Conferencias de la industria: Los grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes.

En conclusión, de las videollamadas 1:1 nos beneficiamos todos en realidad. Porque así no se pierde el contacto humano y lo que impulsa a las personas a conectarse con tu evento. Es clave fomentar las conversaciones, porque no solo nos permiten conocernos, reírnos, contar una que otra anécdota sobre la vida y lo último que viste en Netflix, también nos sirve para ampliar nuestras redes de contacto y fortalecer las relaciones personales con otros con ideas cercanas a las nuestras.

Y lo mejor de todo, es que hoy todo esto se puede hacer más fácil dentro de un evento virtual. Encontrar personas, conectarnos y llamarnos para conversar, quizás también con un café en la mano, desde distintos lugares del mundo.

No lo decimos nosotros, lo dicen los expertos en la materia (y nosotros asentimos, por supuesto): El contenido educativo ocupa el primer lugar como driver de asistencia a eventos virtuales.  Si bien el lugar físico (o virtual) o las oportunidades de generar redes, vienen en segundo y tercer lugar respectivamente, la primera razón está en el aprendizaje.

Es ahí donde entra la gamificación. Porque desde chicos aprendimos que la mejor manera de aprender era jugando y cuando se trata de eventos virtuales, estos juegos de aprendizaje pueden poner a prueba nuestra competitividad y nuestras destrezas en un entorno virtual e interactivo. Y también puede resultar en un motivador clave para la participación de los asistentes. Entre recompensas y reconocimientos a los esfuerzos de participación de los asistentes, ayuda a proporcionar un marco estructurado para la optimización de eventos.

Estos juegos interactivos permiten a los asistentes seguir su proceso en el logro de objetivos dentro del mismo evento. Esto significa asignar puntos por aprender información clave o hacer nuevos contactos profesionales. Y gestionado de forma eficaz, los eventos virtuales pueden incluso generar una sensación de conexión directa con distintos destinos de todas partes del mundo.

La gamificación, en simple, consiste en maximizar el sentido de logro de los asistentes, asignándoles puntos en función de un compromiso significativo con el programa del evento.

Idealmente, un plan de gamificación diseñado a la medida del evento correspondiente, debería reflejar y ampliar los objetivos de este, tanto desde la perspectiva de los asistentes, como del organizador del evento. Esto significa otorgar puntos por:

• Participación en actividades de networking.
• Absorción de información clave en contenidos de video o material educativo.
• Interacción con sponsors y expositores.

Y a continuación, les dejamos una guía simple con algunos tips para entender como usar la gamificación para impulsar el engagement en tus eventos virtuales:

1. La gamificación rompe el hielo

Para no perder la oportunidad de generar redes de contacto, mejor es empezar a sumar puntos por intentarlo. Ese puede ser uno de los objetivos de la gamificación: networking.

Todas las actividades de los eventos pasan bajo una misma plataforma, por lo tanto, muchos puntos pueden ser asignados por generar primeros encuentros con otros participantes. Por ejemplo, se pueden asignar 5 puntos por visitas a perfiles, 15 por envíos de mensajes directos y 50 por concertar reuniones virtuales. Todo sea por romper el hielo y ampliar el e

aspecto de nuestras redes.

2. Usa los perfiles de los asistentes para combinar el juego con el networking

La sección de perfiles personales de los eventos, nos permiten aprender un poco más sobre potenciales contactos antes de iniciar una conversación. Antes del evento, podrías entregarle puntos a asistentes que compartan un perfil completo. Mientras más profesional sea la información, más puntos puedes asignar y más podemos empezar a acercarnos entre asistentes. Además, si alguien te regala algunos puntos, quizás podría darles una oportunidad de conocerlos, ¿verdad?

3. Usa desafíos y concursos fotográficos para incentivar la conectividad

Una foto no reemplaza la experiencia de conocer a alguien cara a cara, pero al menos nos entrega una primera impresión sobre otros y ayuda a hacer sentir a los asistentes más conectados. Como bonus, puede ayudar a extender la audiencia del evento en redes sociales.

Si deseas combinar los objetivos de creación de redes con una actividad divertida basadas en fotos, puedes proponer otorgarles puntos a los asistentes por compartir capturas de pantalla de reuniones en la plataforma del evento. E incluso, sumar puntos extras por compartir la imagen en redes sociales con el hashtag del evento. Con una foto ganan los participantes y gana tu evento virtual.

4. La gamificación mantiene a la gente conectada

Por donde miremos, somos conscientes de que hoy más que nunca es difícil retener la atención de un espectador por tanto tiempo. En un evento virtual, puede ser aún más desafiante.

Al momento de planificar un evento, se deben utilizar todas las herramientas disponibles para mantener a las audiencias enganchadas a la transmisión. Y en ese sentido, la gamificación puede cumplir un rol importante.

Sea recibiendo puntos por ver sesiones o llevar el principio de gamificación un paso más allá con más interactividad. Por ejemplo, los juegos de Q&A no solo alientan a los asistentes a buscar y retener información, sino que también les brindan a los participantes una forma medible de hacer consciente lo aprendido.

5. La gamificación genera ROI para sponsors y expositores

Las plataformas de eventos virtuales proveen múltiples oportunidades para promocionar a sponsors y expositores a través de la gamificación. Todas las tácticas anteriormente mencionadas pueden traducirse en ROI medible. Y yendo un paso más lejos, la “búsqueda del tesoro” es otra posibilidad de juego que resulta en tráfico y conversión.

Desde el punto de vista del networking, los asistentes pueden ser premiados con puntos por visitar a expositores y sponsors e interactuar con ellos en la plataforma.

¿Y entonces?

Así como estos, hay muchos tips más que pueden quedar en el tintero. Lo que importa es que las posibilidades con la gamificación son infinitas y es solo cosa de abrirse a la posibilidad, para empezar a generar una experiencia completamente interactiva, ganar puntos de atención de tus asistentes y profundizar en los lazos que puedas generar con ellos.

Para que un evento virtual ofrezca lo mismos valores claves que los asistentes esperan de las experiencias en persona, se deben aprovechar las ventajas únicas de las plataformas digitales. No se puede igualar una experiencia en vivo, pero se pueden crear experiencias únicas que valdrá la pena comentar posteriormente en sus círculos cercanos. Generar experiencias que se quieren vivir, más allá de que estén alojadas virtualmente.

Para eso, y ahora si que no lo podemos olvidar más, es importante recordar lo bien que lo pasábamos aprendiendo cuando chicos y empecemos de una vez por todas, a aprender jugando.