Eventos Virtuales

No lo decimos nosotros, lo dicen los expertos en la materia (y nosotros asentimos, por supuesto): El contenido educativo ocupa el primer lugar como driver de asistencia a eventos virtuales.  Si bien el lugar físico (o virtual) o las oportunidades de generar redes, vienen en segundo y tercer lugar respectivamente, la primera razón está en el aprendizaje.

Es ahí donde entra la gamificación. Porque desde chicos aprendimos que la mejor manera de aprender era jugando y cuando se trata de eventos virtuales, estos juegos de aprendizaje pueden poner a prueba nuestra competitividad y nuestras destrezas en un entorno virtual e interactivo. Y también puede resultar en un motivador clave para la participación de los asistentes. Entre recompensas y reconocimientos a los esfuerzos de participación de los asistentes, ayuda a proporcionar un marco estructurado para la optimización de eventos.

Estos juegos interactivos permiten a los asistentes seguir su proceso en el logro de objetivos dentro del mismo evento. Esto significa asignar puntos por aprender información clave o hacer nuevos contactos profesionales. Y gestionado de forma eficaz, los eventos virtuales pueden incluso generar una sensación de conexión directa con distintos destinos de todas partes del mundo.

La gamificación, en simple, consiste en maximizar el sentido de logro de los asistentes, asignándoles puntos en función de un compromiso significativo con el programa del evento.

Idealmente, un plan de gamificación diseñado a la medida del evento correspondiente, debería reflejar y ampliar los objetivos de este, tanto desde la perspectiva de los asistentes, como del organizador del evento. Esto significa otorgar puntos por:

• Participación en actividades de networking.
• Absorción de información clave en contenidos de video o material educativo.
• Interacción con sponsors y expositores.

Y a continuación, les dejamos una guía simple con algunos tips para entender como usar la gamificación para impulsar el engagement en tus eventos virtuales:

1. La gamificación rompe el hielo

Para no perder la oportunidad de generar redes de contacto, mejor es empezar a sumar puntos por intentarlo. Ese puede ser uno de los objetivos de la gamificación: networking.

Todas las actividades de los eventos pasan bajo una misma plataforma, por lo tanto, muchos puntos pueden ser asignados por generar primeros encuentros con otros participantes. Por ejemplo, se pueden asignar 5 puntos por visitas a perfiles, 15 por envíos de mensajes directos y 50 por concertar reuniones virtuales. Todo sea por romper el hielo y ampliar el e

aspecto de nuestras redes.

2. Usa los perfiles de los asistentes para combinar el juego con el networking

La sección de perfiles personales de los eventos, nos permiten aprender un poco más sobre potenciales contactos antes de iniciar una conversación. Antes del evento, podrías entregarle puntos a asistentes que compartan un perfil completo. Mientras más profesional sea la información, más puntos puedes asignar y más podemos empezar a acercarnos entre asistentes. Además, si alguien te regala algunos puntos, quizás podría darles una oportunidad de conocerlos, ¿verdad?

3. Usa desafíos y concursos fotográficos para incentivar la conectividad

Una foto no reemplaza la experiencia de conocer a alguien cara a cara, pero al menos nos entrega una primera impresión sobre otros y ayuda a hacer sentir a los asistentes más conectados. Como bonus, puede ayudar a extender la audiencia del evento en redes sociales.

Si deseas combinar los objetivos de creación de redes con una actividad divertida basadas en fotos, puedes proponer otorgarles puntos a los asistentes por compartir capturas de pantalla de reuniones en la plataforma del evento. E incluso, sumar puntos extras por compartir la imagen en redes sociales con el hashtag del evento. Con una foto ganan los participantes y gana tu evento virtual.

4. La gamificación mantiene a la gente conectada

Por donde miremos, somos conscientes de que hoy más que nunca es difícil retener la atención de un espectador por tanto tiempo. En un evento virtual, puede ser aún más desafiante.

Al momento de planificar un evento, se deben utilizar todas las herramientas disponibles para mantener a las audiencias enganchadas a la transmisión. Y en ese sentido, la gamificación puede cumplir un rol importante.

Sea recibiendo puntos por ver sesiones o llevar el principio de gamificación un paso más allá con más interactividad. Por ejemplo, los juegos de Q&A no solo alientan a los asistentes a buscar y retener información, sino que también les brindan a los participantes una forma medible de hacer consciente lo aprendido.

5. La gamificación genera ROI para sponsors y expositores

Las plataformas de eventos virtuales proveen múltiples oportunidades para promocionar a sponsors y expositores a través de la gamificación. Todas las tácticas anteriormente mencionadas pueden traducirse en ROI medible. Y yendo un paso más lejos, la “búsqueda del tesoro” es otra posibilidad de juego que resulta en tráfico y conversión.

Desde el punto de vista del networking, los asistentes pueden ser premiados con puntos por visitar a expositores y sponsors e interactuar con ellos en la plataforma.

¿Y entonces?

Así como estos, hay muchos tips más que pueden quedar en el tintero. Lo que importa es que las posibilidades con la gamificación son infinitas y es solo cosa de abrirse a la posibilidad, para empezar a generar una experiencia completamente interactiva, ganar puntos de atención de tus asistentes y profundizar en los lazos que puedas generar con ellos.

Para que un evento virtual ofrezca lo mismos valores claves que los asistentes esperan de las experiencias en persona, se deben aprovechar las ventajas únicas de las plataformas digitales. No se puede igualar una experiencia en vivo, pero se pueden crear experiencias únicas que valdrá la pena comentar posteriormente en sus círculos cercanos. Generar experiencias que se quieren vivir, más allá de que estén alojadas virtualmente.

Para eso, y ahora si que no lo podemos olvidar más, es importante recordar lo bien que lo pasábamos aprendiendo cuando chicos y empecemos de una vez por todas, a aprender jugando.

En Click Group, recibimos muchas preguntas sobre la participación o engagement de los asistentes virtuales. Podría decirse que uno de los mayores puntos débiles para los productores, ya que impulsar el compromiso no es tan difícil como podría pensarse. Y aunque hemos hablado de este tema antes, queríamos abordarlo de nuevo. Porque después de producir docenas de eventos virtuales exitosos durante los últimos meses, ¡hemos aprendido mucho! Particularmente sobre cómo idear estrategias que hagan felices a los asistentes y tengan ganas de más, tanto durante como después del hecho.

En el pasado, discutimos la importancia de prestar atención a la participación de los asistentes virtuales en cada paso del camino. Y hoy, mantenemos la conversación, pero en una dirección aún más emocionante. ¡Sigue leyendo para descubrir las estrategias más creativas y únicas para impulsar la participación de los asistentes virtuales!

1. ¡Empuja el compromiso con notificaciones!

Antes de que los eventos virtuales se masificaran, la industria ya incursionaba en aplicaciones para eventos. Una de las mejores cosas de esta tecnología son las notificaciones automáticas. Al igual como ocurre con Facebook, Instagram o tu aplicación de meditación favorita, estás “alertas” mantuvieron el foco de sus usuarios en el contenido.

En el caso de los eventos virtuales, esta herramienta cobra una especial relevancia. Piénsalo así: uno de los mayores riesgos asociados a los eventos virtuales son las distracciones del entorno (el hogar o la oficina generalmente). Si reciben notificaciones automáticas sobre sesiones emocionantes o sesiones de entretenimiento, se les recordará que regresen y estén atentos. Será como plantar una pequeña semilla en la mente de tus asistentes, que seguirá creciendo a medida que participan del evento. Además, con una correcta personalización, podrás enviar a cada grupo de asistentes diferentes recordatorios según lo que más les interese.

2. Mantén vivo el entretenimiento.

El contenido importa mucho ¡Y ahora más que nunca!, si bien la calidad juega un papel fundamental en el éxito general de tu evento, no puede ser lo único que brinde a los asistentes.  Si tus eventos en persona incluyeron DJ, música en vivo, happy hours y más, tus eventos virtuales también deberían hacerlo. ¡Podría decirse que incluso más! Como el experto en entretenimiento de eventos Paul Creighton nos dijo una vez: «En el momento en que un evento se vuelve virtual, no es una reunión, es un programa de televisión. Y hay que pensarlo en esos términos”. ¡Así que asegúrate de presupuestar algún tipo de entretenimiento si la participación de los asistentes virtuales es algo que te preocupe!

3. Gamificación

Una excelente manera de evitar que la audiencia se desconecte durante el evento es gamificar algunos aspectos de la experiencia. Todo el mundo es fanático de un gran juego, ¡y aquí hay mucho espacio para ser creativos! Puede ser desde una pequeña trivia hasta algo que ocurre durante todo el evento. Un poco de competencia amistosa es una forma de generar mucha energía y compromiso en los asistentes, especialmente si hay algo que ganar al final.

4. El regalo de … dar

Y como estamos hablando de ganar algo, pasemos directamente a las bolsas de regalo. Particularmente durante los últimos meses, todos nos unimos de alguna manera por la emoción de las compras en línea. Hay algo muy especial en esa inyección de dopamina que llega directamente a tu cerebro cada vez que un paquete llega a tu puerta, entonces, ¿Por qué no utilizar esta química mágica para mostrar aprecio a tu audiencia y generar aún más participación?

Si bien entregar algo directamente a la puerta de su audiencia puede ser una gran arma, asegúrese de que funcione a su favor y que valga la pena el costo. En lugar de camisetas con el logotipo de su empresa, ¿por qué no servicios de entrega de alimentos? ¡Incluso puedes agregar una sala virtual dedicada para que las personas disfruten de su comida juntas!

5. Asuntos de votación

¡La famosa votación! Quizás una de las mejores herramientas a disposición de un planificador para aumentar la participación de los asistentes virtuales. ¿Pero por qué, puedes preguntar? Bueno, para empezar, si realizas una encuesta antes de que se lleve a cabo el evento, le está dando a la audiencia algo que les encanta, que es la oportunidad de compartir su opinión. Si las personas pueden opinar sobre lo que les gustaría ver u oír, será más probable que asistan al evento y participen un poco, ya que tienen la sensación de que la experiencia se adaptó literalmente a ellos.

Y si vas un paso más allá y realizas encuestas en vivo durante el evento, ¡aún mejor! No solo presentará a las personas una actividad en la que participar, lo que genera instantáneamente más participación, sino que también podrás modificar tu evento basado en la evidencia de los resultados. Dado que está recibiendo opiniones y aportes en vivo, puedes agregar instantáneamente algo que muchos asistentes quieran ver o deshacerse de algo que a la gente no le agrada demasiado. Los datos son tus amigos, ¡utilízalos!

6. Las preguntas frecuentes ayudan mucho

Sí, los planificadores tuvieron dificultades cuando los eventos virtuales entraron en escena por primera vez. Pero también lo hicieron los asistentes, que fueron empujados a este lugar remoto sin tener ni idea de lo que estaba pasando. Incluso las plataformas más fáciles de usar son una novedad para la mayoría de las personas. ¿Y cuál es una forma segura de hacer que alguien abandone un evento virtual? Haz que sea difícil para ellos aprender los entresijos de la plataforma donde se desarrolla la experiencia. Los asistentes frustrados se convierten en clientes descontentos y ¡nadie quiere eso!

Dependiendo de quién sea tu audiencia y su nivel de familiaridad con la plataforma y la tecnología en general, es posible ir agregando más elementos. Recuerda, se trata de hacerlo lo más fácil posible para los asistentes.

7. Rompe el Hielo

Los rompehielos siempre son una buena idea cuando se trata de un grupo de personas que no se conocen entre sí. Si bien es una actividad que no tomará mucho tiempo, presenta una gran oportunidad para que los asistentes se familiaricen más.

Piense en algo parecido a juegos de trivia o preguntas y respuestas. Y si realmente deseas llevar el compromiso a casa con algo único, incluya sesiones de ejercicio y atención plena en la mezcla. ¿Por qué no tener una sala de yoga? ¿O un profesional de la meditación viene y realiza una sesión? ¡Sea creativo con lo que ofrece a los asistentes!

8. ¡Constrúyelo!

Y finalmente, realiza algunas actividades de formación en equipos. Evidentemente, esto dependerá de los objetivos de tu evento. Pero especialmente si estás planificando una conferencia interna, estas actividades contribuirán en gran medida a promover la participación de los asistentes virtuales. Desde salas de escape virtuales hasta juegos personalizados que involucran elementos de su organización, aquí puedes literalmente volverte loco echando a andar la creatividad. ¡Y también tu audiencia, que espera una experiencia inolvidable!

Sin duda el teletrabajo es una realidad en nuestro país y en todo el mundo, gracias a ello contamos con más tiempo libre para hacer o participar en nuevas actividades como son los  eventos virtuales. un espacio para explorar nuevas áreas de conocimiento y muchas veces participar en evento virtuales de libre acceso o pagados, seguramente te estas preguntando ¿Hay disposición a pagar desde el asistente a un evento virtual?

Una de las Industrias mayormente afectadas por el distanciamiento social es la producción de eventos, y es que las normas sanitarias han regulado permanentemente el límite de personas en reuniones sociales o aforos máximos para espacios públicos y privados. Si bien la curva de contagios ha disminuido en las últimas semanas y hemos avanzado a fases que nos otorgan mayores libertades, en otros sectores no ha sido así. Es que la incertidumbre ha sido parte de nuestra nueva realidad, así como lo ha sido la transformación digital y el consumo de servicios en plataforma.

Los eventos virtuales son un ejemplo de esta nueva normalidad y, en la medida que se han dado a conocer, han demostrado su potencial de comunicación y networking, el ahorro de costos asociados a la producción presencial, beneficios en la accesibilidad y tiempos de ejecución. Estos eventos permiten que asistentes estén conectados virtualmente con líderes de opinión, profesionales y personas influyentes para sus propios intereses a solo un click de distancia. El conocimiento siempre ha sido valorado como un bien intangible, pero con alta disposición a pagar desde los consumidores, y ¿porque un evento virtual sería la excepción? ¿Por qué un usuario no estaría dispuesto a pagar por escuchar unas palabras de un gran referente? o ¿Por qué una marca no estaría dispuesta a pagar por un espacio virtual donde mostrarse hacia un público de su interés?

Acorde a esto y experiencias de eventos reales les contaremos y dejaremos algunos consejos acerca de cómo monetizar o financiar un evento virtual:

La gente está dispuesta a pagar por escuchar opiniones de expertos

Los conocimientos técnicos, especializados, actualizados y de vanguardia  entregados por líderes de opinión generan disposición a pagar, y más aún son un bien muy preciado y escaso ya que solo unos pocos pueden acceder e él. Si tienes acceso a conseguir expositores de renombre para tu evento es completamente razonable y justo que cobres una cuota de entrada a cambio, te recomendamos buscar eventos pagados anteriores donde estos speakers hayan participado.

Si bien internet nos ofrece todo tipo de información, el mensaje entregado desde una fuente confiable nunca será barata, ya que puede generar grandes beneficios o ahorrar muchos problemas. Estos eventos cuestan dinero, incluso cuando se organizan en entornos virtuales, pero es muy importante asegurar una buena relación precio-calidad. Si el contenido del evento no se ajusta al precio que estás cobrando, en un corto plazo verás cómo tu negocio dejará de ser atractivo.

Les recomendamos pensar en nuevas estrategias de generar valor

Si bien el contenido y la fuente de donde provienen es muy importante, como ya lo mencionamos, busca innovar para dar un valor agregado al asistente que genere un plus durante su experiencia.

Es muy común entregar un regalo durante un evento presencial, pero en este caso pensemos por que no entregar una bolsa de regalos de forma virtual, el abanico de posibilidades es enorme dentro de lo cual podrías considerar: códigos de descuento, suscripciones, pruebas gratuitas de productos y servicios, cursos en línea, E-Books y Gift Cards.

La generación de redes de contacto es cada vez más virtual

Podemos ver en las redes sociales hoy en día que el networking es mucho más potente en un entorno virtual que presencial, que la facilidad de acceso a la información permite llegar a muchas más personas, que los criterios de búsqueda ayudan al usuario a ser más eficiente y que breves espacios de comunidad pueden generar grandes efectos hacia miles de personas.

Cuando hablamos de un evento virtual, los usuarios pueden entablar conversaciones con otros asistentes de forma muy fácil, discutir tópicos de interés o generar redes de contacto en tan solo minutos. Para muchas personas estas facilidades que entrega un entorno digital es mucho más cómodo y podrían ser una potente herramienta para seducirlo a participar en tu evento.

Personaliza y segmenta el evento para tu público

Si logras segmentar a tus potenciales asistentes con una buena estrategia de pricing y capturar la mejor disposición a pagar de cada uno, seguro estarás rentabilizando al máximo. Considera la posibilidad de ofrecer tickets por categoría o la opción de pagar por las sesiones individuales en lugar de hacer que todos paguen un precio único. Esto les da una mayor flexibilidad y accesibilidad a muchos de sus asistentes.

Costos adicionales por talleres especializados

Ya hablamos de tener expositores relevantes para tu evento, ya que gracias a esto aumenta la disposición a pagar. Considerando que ya tenemos una buena fuente de conocimiento ¿por qué no organizar talleres especializados por los que algun segmento de clientes pueda pagar extra?

Esto dará la oportunidad de participar, resolver preguntas y mejorar una experiencia única e íntima para los asistentes más comprometidos e interesados.

Cobrar por contenido On-Demand

Algo muy atractivo de los eventos virtuales es que no acaban incluso cuando se ha terminado la sesión en vivo, y el contenido puede seguir publicado en la plataforma virtual por un tiempo determinado. Piensa que durante tu evento habrás creado una gran cantidad de contenido absolutamente valioso y único, entonces ¿por qué no ofrecer la oportunidad de acceder a este contenido? Claro es que si vas a hacer esto, debes estar seguro que el contenido que estás proporcionando a la gente sea útil, perspicaz, lleno de ideas y observaciones emocionantes.

Vender espacios virtuales para auspiciadores

Sin duda los espacios de exposición son atractivos para los auspiciadores, y en un entorno virtual lo siguen siendo. Algo muy interesante que nos ofrecen las plataformas con desarrollo de analíticas es que tendremos un set de datos para entregar al auspiciador como respaldo de todas las visualizaciones y alcance de las sus espacios virtuales.

Entre el 30 de septiembre y el 2 de octubre del presente año el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos realizó la feria “Conecta Justicia” con el fin de acercar sus instituciones vinculadas a la ciudadanía. Esta exitosa instancia contó con más de 7.000 asistentes, quienes recibieron apoyo y orientación en línea durante cada jornada.

Esta instancia virtual se dio en el marco del acelerado proceso de digitalización que experimenta el sector público, oportunidad ideal para conectar con la ciudadanía a través de un evento que abarcó un circuito de 20 charlas en vivo realizadas por los jefes de cada servicio, 11 stands virtuales con información detallada de cada uno, y más de 100 ejecutivos en línea dedicados a resolver las inquietudes de cada asistente.

En Click Group sabemos que la tecnología es un medio fundamental para acercar el Estado a la ciudadanía, razón por la cual nos sentimos felices de aportar nuestro grano de arena en este proceso de digitalización que involucra múltiples actores.

Los servicios involucrados fueron LA Defensoría Penal Pública, Servicio de Registro Civil e Identificación, Servicio Médico Legal, Gendarmería de Chile, Servicio Nacional de Menores, Corporaciones de Asistencia Judicial, así como el Programa Mi Abogado y la Unidad de Mediación Familiar.

¡Si quieres revivir en 1 minuto y 30 segundos lo que fue este evento te invitamos a ver este video!

En tiempos de pandemia, donde la digitalización se ha acentuado al máximo, porque el contacto físico es visto como un riesgo y posible foco de propagación del virus, los eventos virtuales han tomado un rol esencial para mantener las comunicaciones masivas dentro de la sociedad. Los eventos siempre han sido la forma de reunir personas con intereses en común, comunicar un mensaje a múltiples receptores, generar instancias comerciales, de dialogo, conversación, debate y otros fines.

Los eventos virtuales son un medio que fue rápidamente adaptado por la sociedad, y que si bien no entrega los mismos elementos que un evento presencial, por otro lado tiene múltiples ventajas.

¿Qué son y que ventaja tienen los eventos virtuales?

Un evento virtual es aquel que ocurre en un entorno 100% digital, donde tanto exponentes, asistentes y organizadores están conectados por internet, a través de plataformas digitales, viviendo la experiencia del evento y generando múltiples puntos de interacción dentro de este mismo entorno.

Un evento virtual puede ser igual de efectivo que uno presencial, si todos sus componentes están bien diseñados, por lo que en muchos casos los esfuerzos para hacerlo realidad pueden ser muy similares a un evento presencial.

Algunos tipos de eventos virtuales son:

• Congresos, conferencias, seminarios, ferias, exhibiciones
• Clases educativas, expositivas, deportivas
• Reuniones o juntas mensuales, semestrales o anuales

Para todos ellos es muy importante elegir plataformas que te entreguen garantías con experiencia, disponibilidad y tasa de respuesta, porque al igual que en un formato presencial tienes una sola oportunidad para impactar a tu público.

Una de las grandes ventajas que nos entrega un evento virtual es la accesibilidad que entregamos a asistentes para asistir remotamente. Este acceso virtual permite que el asistente pueda planificar de mejor forma su tiempo, con una mayor cantidad de horas disponibles en el día. Por otra parte evitamos el desplazamiento de los asistentes, los cuales sabemos conllevan efectos nocivos al medioambiente y también apalancamos el gasto que estos mismos implican, considerando que muchas veces los trayectos son transnacionales.

A continuación entregamos una guía básica con los elementos que no debes olvidar para llevar a cabo un evento virtual exitoso.

PREVIO AL EVENTO
DIFUSIÓN, REGISTRO Y COMUNICACIONES

Elegir el medio que soportará su evento

Es muy importante que desde un inicio su público objetivo sepa a través de que plataforma podrá consumir el contenido de su evento, para esto la clave es mantenerlo informado desde un inicio.

Deje que su público sepa con qué plataforma y formato va a llegar a ellos, use uno que les permita estar conectados desde el principio hasta el final y si es posible ofrezca la oportunidad para consumir contenidos post-evento para todos aquellos que pueden haber tenido un imprevisto.

Puede que se pregunte por dónde empezar para decidir el medio que soportará su evento, con tantas plataformas disponibles para reuniones como Zoom, Google meet, Webex, Gotowebinar, entre otros. Para esto debe definir su objetivo de experiencia con la cual quiere impactar al público.

Una plataforma que permite reuniones es precisamente eso, pero no es una plataforma para soportar eventos principalmente porque:

1. Se diluye el Branding de tu organización o marca
2. La realización que se ofrece es muy básica
3. El Engagement será bajo
4. La reunión será efímera, cuando se acabe no quedará rastro

Al elegir una plataforma, siempre elige aquella que funcione bien e incluya todas las características necesarias que tu evento específico. Cada evento es diferente y requiere distinta interacciones público-expositor, pero algunas de las más utilizadas son: chat, preguntas y respuestas, encuestas o votaciones en vivo, desafíos de gamificación, integración con redes sociales, networking, foros de discusión, reuniones 1 a 1, descarga de documentos, visualización de contenido on-demand, y otras más que pueden llevar tu evento a una experiencia virtual única.

Elegir el momento adecuado

De manera similar a los eventos presenciales es muy importante encontrar la fecha y horas correctas, para ello es muy importante que se enfoque en su público objetivo: ¿Quiénes son mis asistentes? ¿Por qué organizo este evento? ¿Qué horario les acomoda? ¿Cuales son las fechas ideales según su perfil?

Antes de proceder a anunciar su evento, investigue un poco y asegúrese de que no existan eventos paralelos (según perfil de asistente) o vacaciones que puedan afectar la concurrencia. Si su evento va a ser visualizado internacionalmente, calcule las diferencias horarias con sus principales fuentes de asistentes y luego tome una decisión.

Anuncie y comercialice su evento

Es importante entender a su público objetivo y luego utilizar herramientas de marketing digital que permitan llegar a ellos, es muy importante utilizar las redes sociales, las cuales le permitirán llegar a una mayor cantidad de gente a un costo menor que la publicidad convencional.

No dejar de lado la base de contactos que puedan manejar en dicho segmento o nicho de mercado. Las bases de datos pueden ser manejadas desde la misma plataforma con la que se soporta el evento.

Inscripción de los asistentes

Para planificar un gran evento es importante tener claro los datos que queremos recopilar los datos de los asistentes, con ellos deberá crear un formulario de inscripción e idealmente hacer la integración con la plataforma que posteriormente soportará su evento, así el registro queda automatizado. Una buena herramienta de registro de inscritos le permitirá diferenciar perfiles de asistentes dentro del evento, limitar acceso a sesiones diferencias, incorporar una pasarela de pago si fuese necesario, manejar aforos e implementar la estrategia comunicativa vía email luego del registro hasta antes del evento y posterior a él.

Crear contenido que sea atractivo

Los eventos virtuales se basan en el contenido, esta será su carta de presentación y posteriormente el recuerdo de marca/concepto/mensaje con que se quedará su público. Asegúrese de que el especialista de diseño entienda el mensaje que quiere transmitir, preséntelo de manera simple (menos es más) y asegúrese de que sea atractivo.

El contenido debe cumplir con estos requisitos desde la fase previa al evento, en su etapa de difusión, hasta el día final del evento, considerando todo el diseño y navegación que pueda darle a la plataforma elegida y a la señal transmitida al público mediante streaming.

DURANTE EL EVENTO
PRODUCCIÓN, REALIZACIÓN Y SOPORTE DURANTE EL EVENTO

Antes de profundizar en las prácticas a seguir durante su evento virtual, es muy importante que tenga en consideración que la planificación debe ser al detalle, se recomienda no dejar espacio para improvisaciones, y como tal requerirá expertiz en la producción de eventos. Los ítems que no debe olvidar al momento de estar planificando el evento son:

1. Realizar pruebas técnicas de transmisión en vivo
2. Realizar pruebas de navegación de su plataforma
3. Realizar pruebas de stress del sistema si fuese posible
4. Definir la pauta de transmisión con intervenciones minuto a minuto
5. Definir el Pull de notificaciones/avisos que enviará durante el evento
6. Contratar el soporte técnico adecuado para el evento

Ahora que mencionamos las prácticas ideales que debe llevar a cabo previo al día de inicio de su evento, damos paso a las mejores prácticas para mantener a los participantes involucrados y las directrices que le permitirán controlar la forma en que se lleva a cabo el evento:

La transmisión en vivo debe ser profesional

Cuando hablamos de un evento virtual o hibrido, muchas veces gran parte del contenido es consumido vía en Live Streaming, por lo que es muy importante que la prestación de este servicio sea perfecta. El equipo técnico audiovisual que prepara la señal a transmitir debe considerar múltiples factores que podrían afectar la calidad del producto final y debe tener planes de back-up en caso de fallas.

Un servicio de streaming puede ir desde algo muy simple a algo muy sofisticado, pero siempre será muy relevante considerar conceptos como: recomendaciones técnicas previas, sesión de ensayo, producción gráfica que acompaña a los expositores, transición entre sesiones, presentaciones de apoyo; entre otras más sofisticadas como señal en distintos idiomas, sesiones en simultáneo, videos pre-grabados, sonidos preparados y más.

Mantener a los participantes comprometidos

Es recurrente pensar que mantener la atención de la audiencia durante largos tiempos de presentación sea algo difícil, y en un entorno virtual podría ser más aun, por ende veremos algunas formas en que la interacción los ayudará a mantener al público más concentrado.

Chat en vivo: Es muy valorado tener un espacio abierto para que el público pueda interactuar entre sí, recibir feedback y poder dar respuesta rápida a preguntas urgentes.

Encuestas o votaciones en vivo: Haga preguntas al público de vez en cuando mientras ocurre la exposición. Si las preguntas fuesen una votación recomendamos presentar los resultados en vivo.

Espacios para el debate: Los intercambios de ideas intensos tiendan a mantener la atención del público, entrégueles espacio para comentar como foros de discusión.

Presentación de contenido en vivo: Es mucho más atractivo para los participantes consumir contenido en vivo que en diferido, si además le entrega el espacio para hacer preguntas al expositor el público lo valorará mucho.

Video conferencia interactiva: Genere espacios de interacción entre participantes, la generación de nuevas redes puede ser un incentivo muy atractivo para muchos.

Seguimiento y moderación: Haga un seguimiento de las preguntas, temas emocionantes o poco claros, comentarios inadecuados.

Protocolo recomendado para eventos virtuales

Para ayudarle a mantener su evento virtual productivo y profesional, es recomendado seguir las siguientes pautas:

Organizador

• Comparta los recursos y directrices pertinentes con los asistentes.
• Mantenga siempre informado al público.
• Mantenga las sesiones breves, un máximo de 4 horas por día.
• Proporcione descansos para que los participantes puedan optimizar la concentración.

Participante

• Silenciar los micrófonos cuando no se habla.
• Efectuar comentarios positivos y optimistas.
• Generar un perfil completo le permitirá conocer otros participantes.
• Sea genuino con sus intenciones, así obtendrá mejores resultados.
• Evita el acoso o el comportamiento abusivo hacia otros participantes.

Acerca de la Privacidad

Como organizador de un evento, debe entender y atender las áreas de privacidad y protección de datos de sus asistentes. Siempre debe saber que pueden ocurrir infracciones y debe poner en marcha medidas para prevenirlas.

Como Organizador, considere:

• Cifrado de la plataforma y encriptado de la información almacenada en un hosting que cumpla con la normativa 27001.
• Sólo recopilar información relevante, cuidar el manejo de dichas bases.
• Políticas de privacidad y condiciones de uso, aceptadas por los participantes.

Como Participante considere:

• Evitar revelar información personal.
• No descargar ficheros de personas que no conozca.
• Leer la política de privacidad y condiciones de uso de su información.

POSTERIOR AL EVENTO
FEEDBACK Y ACCIONES POST-EVENTO

Cuando termines, ¿crees que realmente has terminado? Hemos reunido algunas notas sobre cómo mantener el impulso después de que su evento virtual termine.

• Utiliza una plataforma que mantenga tu evento en la nube por un periodo de tiempo determinado.
• Mantenga las sesiones de Streaming descargadas para los que no se pudieron conectar en vivo.
• Analice las métricas que entrega la plataforma para tomar decisiones futuras.
• Realice una encuesta posterior al evento para obtener feedback sobre la experiencia de los participantes.
• Comparta los resultados del evento con quien estime conveniente.
• Mantenga continuamente informado a su público objetivo sobre nuevas versiones a realizar u otros eventos que puedan ser de interés.

Deben estar preparados y contentos de recibir tanto comentarios positivos como negativos y utilícenlos para mejorar sus próximos eventos.

La industria de los eventos rápidamente ha tenido que adaptarse a las condiciones y retos que el 2020 nos ha presentado, donde hemos tenido que enfocarnos cada vez más en el mundo de los Eventos Híbridos y Eventos Virtuales.

Es importante conocer los diferentes elementos que se integran tecnológicamente para la realización de un evento virtual. Visualiza el vídeo en donde se explica esquemáticamente cada uno de estos elementos y conoce en detalle cómo se integran.

Queremos que sirva como punto de apoyo para todos los organizadores de eventos que están entrando al mundo de los eventos virtuales e híbridos, y que ayude a sentar las bases de una planificación para estos nuevos modelos.

Puedes seguir un esquema explicativo y sus particularidades de la mano de nuestro CoFounder José Joaquín de la Cruz en el siguiente video:

¿Te has preguntado cómo se están llevando a cabo los eventos hoy en día?

Esa fue la pregunta que hice con mis socios Raimundo y Francisco antes de realizar nuestro evento virtual “La nueva industria de los eventos” con el fin de generar un espacio para que tanto speakers como asistentes puedan interactuar y conversar sobre como está la industria hoy en día y que es lo que se viene para el futuro.

Los queremos invitar a leer nuestro primer artículo del blog, donde hablaremos sobre eventos en general y más específicamente de tecnología.

Cerca de 300 personas vinculadas al mundo de los eventos se reunieron virtualmente el pasado miércoles 12 de agosto a través de nuestra plataforma para conversar sobre “La Nueva Industria de los Eventos”. Un tema muy trascendente para la industria chilena, y también latinoamericana, que aún está en búsqueda de un nuevo modelo de negocios capaz de satisfacer las exigencias del contexto global sanitario y digital. Durante esta charla, se generó una conversación muy fructífera y atractiva para entender en qué momento está la industria, qué es lo que viene y cuáles son los medios para seguir entregando experiencias inolvidables a nuestros asistentes.

Por último, pero no menos importante, destacamos el aporte de nuestros panelistas, Pavel Friedmann, gerente general de la productora Tango 360, Carlos Johnson director de revista Eventos, Franklin Galarraga CEO de Orquidea Technology Group España, Francisco Garcés CoFounder de Click Group, Mariana Casanova de Growth Marketing, Francisco de Teran Director de Comunicaciones en Evotv y Bruno Hein en representación de Eventmobi.

Revive un poco de lo que fue esta tremenda experiencia en el video más abajo.