Revolucionando la Acreditación: El Futuro de los Eventos
Si llegaste aquí, es porque te interesa escuchar esto.
Imagina llegar a un evento que has esperado con ansias por un año, y en lugar de enfrentarte al habitual caos de filas y confusión, te encuentras con una experiencia fluida y personalizada desde el primer momento.
Este no es solo un sueño, es la realidad que estamos creando en Chile con nuestros innovadores tótems de acreditación, y a continuación te voy a contar un poco más.
Nuestra tecnología es pionera en transformar la forma en que los eventos manejan la acreditación, eliminando las largas filas, el error humano, el tiempo de espera excesivo y esa mala primera impresión.
Pero ¡espera! porque la experiencia comienza mucho antes del evento, con invitaciones elegantes y personalizadas enviadas con un código QR único para cada asistente.
«No existe una segunda oportunidad para causar una primera impresión»
Al llegar los invitados simplemente escanean su código en uno de estos tótems de manera intuitiva o con la ayuda de un anfitrión.
En segundos, su credencial personalizada se imprime con detalles como la bandera de su país de origen o un color distintivo que refleja la categoría del invitado. ¡Sí! Credenciales On-demand.
Todo esto, con el mínimo impacto ambiental, ya que nuestros materiales son ecológicos y solo imprimimos lo estrictamente necesario. No más exceso de credenciales.
Nuestro servicio va más allá de la simple acreditación. Ofrecemos control de acceso diferenciado por sala, opciones para la entrega eficiente de almuerzos y comunicaciones automatizadas para mantener a los asistentes informados y comprometidos.
Con nuestra solución, tu evento no solo será recordado por su contenido, sino también por la simpleza en la experiencia de acreditación. Si estás listo para llevar tus eventos al siguiente nivel y ofrecer a tus invitados una bienvenida tan innovadora como memorable, contáctanos en contacto@clickgroup.cl.
¡Únete a la revolución de la acreditación y haz que tu próximo evento sea inolvidable!
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Empujando el Networking: Cómo una rueda de negocios puede potenciar tu evento
Imagina que estás en el evento más importante de tu industria, rodeado de posibles socios comerciales, emprendedores innovadores y futuros clientes. Todos están ahí por un motivo común: CONECTAR. Una situación de expectativa/realidad muy alejada puede causar frustración para un visitante y como organizador de eventos debes lidiar con eso. Entonces ¿Cómo aseguramos generar conexiones efectivas?
Aquí es donde una buena planificación y el uso de la tecnología adecuada puede ser la receta secreta.
Buena Planificación
Las ruedas de negocios son como citas rápidas pero para profesionales. Donde entregas un tiempo limitado para impresionar o ser impresionado, para explorar posibles sinergias y para sembrar la semilla de futuras colaboraciones.
Cómo organizador del evento debes considerar múltiples factores que podrán favorecer que este intercambio comercial sea un éxito.
Algunos puntos relevantes a considerar:
- Definición de Horarios efectivos: No creas que mayor cantidad de bloques implica mayor éxito de la rueda, enfócate en horas de calidad y alto nivel de asistencia. No organices reuniones durante la apertura del evento.
- Calidad de perfiles: Define quienes participarán, en general una rueda de negocios no es aplicable para todos. Entiende quienes son tus asistentes, perfila por categoría y genera posibilidades de conexión específicas donde realmente habrá sinergia.
- Duración de reuniones: En general estas reuniones no son para cerrar acuerdos, por ende 15 o 20 minutos es suficiente. El objetivo es conectar y darles la oportunidades de explorar potenciales alianzas comerciales.
- Escenario perfecto: Crea un espacio cómodo, entrégales instrucciones previas, usa señaléticas, dispositivos electrónicos y personal de apoyo.
- Personal a cargo: Debes estar preparado para recibir y orientar a los participantes con al menos un anfitrión, considerar un apoyo técnico desde el proveedor de la plataforma y un coordinador de reuniones que pueda asegurar una alta tasa de asistencia.
Una tecnología que acompañe
La implementación de plataformas digitales específicamente diseñadas para estas instancias facilitan la gestión y el seguimiento por parte de los organizadores. A la hora de elegir una plataforma te recomendamos que evalúes la experiencia de usuario, el nivel de personalización, automatización y la trazabilidad de los datos (pre, durante y post evento).
En Click Group somos especialistas en tecnología para eventos, ya hemos puesto nuestra solución a disposición de eventos con más de 20.000 participantes. Nuestro servicio es “llave en mano”, te entregaremos una plataforma a la medida, te brindares un soporte permanente y nos preocuparemos de cumplir tus expectativas con criterios objetivos. Somos un equipo orientado a las métricas y sabemos lo importante que es para ti saber lo que sucedió durante tu rueda de negocios.
Te Invitamos a Descubrir Más
Esto es solo un breve resumen de lo que debes considerar para tu rueda de negocios.
Si estás listo para transformar tus próximos eventos, te invitamos a conocer nuestra propuesta que ya ha sido un éxito rotundo.
¡Escríbenos ahora a contacto@clickgroup.cl para más información!
7 Tips para la acreditación de tu evento
La fase de acreditación de los invitados es fundamental para tu evento ya que es el primer contacto con el asistente, y es por eso que hoy venimos a hablar de eso.
La acreditación es la primera impresión que tendrán del evento y de la organización, por lo que es muy importante anticiparnos a cada detalle para no dar una impresión equivocada y que los asistentes se sientan bien recibidos al llegar. Por eso te dejamos 8 tips que debes tener en consideración para mejorar la experiencia al máximo:
1. PREVIO AL EVENTO
- Número de asistentes: Evalúa utilizar una plataforma digital para gestionar y automatizar las invitaciones en el caso que tu evento pretenda una elevada asistencia, esto mejorará a experiencia y te ahorrará muchos dolores de cabeza.
- Comunicaciones previas: Si lo consideras podrás mantener a tus asistentes siempre informados de novedades, controles específicos de seguridad o cualquier dato relevante para que ese día no encuentren sorpresas de último minuto.
- Segmentación y planificación: Evalúa previamente los distintos segmentos y categorías de asistentes para evitar confusiones y prepara el momento de la acreditación con la mayor antelación posible. Cumplir con el timming prometido evitará que los asistentes comiencen el evento con una mala impresión.
2. LAS CREDENCIALES
- A quién se dirigen: Niños, jóvenes, adultos, adultos mayores, clientes potenciales. El diseño y mensaje debe dirigirse al público que escojas como tu target.
- Menos es más: Las credenciales deben ser claras y concisas, e incluir solo la información necesaria para la identificación de la persona.
- El tamaño importa: Se aconseja un tamaño A6 aproximadamente, con un soporte que puede ser de cartón, funda plástica o PVC.
- Lanyard: La cinta que sostiene la acreditación se puede personalizar con el color y logo del evento o incluso puedes añadir a los partners más importantes.
- Información: Por un lado tenemos la información general del evento. Por otro lado, información individual de cada asistente como nombre, apellidos, cargo, empresa, foto o código QR.
- Código QR: Aumentará de forma muy significativa la adopción y el uso durante el evento.
3. IMPRESIÓN ON-SITE
Hoy existen diversos sistemas para identificar y acreditar a los asistentes en el sitio, lo cual toma principal relevancia cuando concurren personas que no teníamos pre-inscritas. Para estos casos es especialmente importante tener consideraciones cuando estas entregando credenciales impresas.
Si usamos el soporte en papel por ambas caras solo preocúpate de la parte que lleva información individual de cada asistente por lo que la impresión es realmente rápida.
Si por el contrario usamos el soporte de pvc el sistema tan solo introducirá el identificador de la persona en el chip, consiguiendo aumentar aún más la velocidad de entrega.
Más velocidad, menos tiempo en la fila.
4. QR PARA EL CONTROL DE ACCESO
Tan solo con unos cuantos tablets y un poco de personal podemos conseguir controlar el acceso con facilidad. Conociendo el número de asistentes y el flujo estimado de llegada al evento podremos definir el equipo necesario para que el proceso sea exitoso.
5. ESCANEA TUS LEADS
Generar valor medible de forma cuantitativa es un reto determinante para los productores de eventos. Por este motivo, desde hace unos años, cuantificar el número de leads o nuevos clientes que se contactan se ha convertido en una métrica indispensable y para ello el codigo QR es nuestro gran aliado.
6. ENTRADA DIGITAL
Enviar anticipadamente las entradas vía correo electrónico siempre nos ahorrará tiempo. Sin embargo, esto no elimina la relevancia de la acreditación on-site, ya que contratiempos y controles siempre serán exigidos para la seguridad del evento.
7. APP DEL EVENTO
En Click Group recibimos muchos clientes que necesitan desarrollar una aplicación web o nativa para sus eventos. Este tipo de solución ayuda mucho a concentrar toda la información del evento, incluido el envío de las entradas, tickets aéreos para los asistentes y mucho más.
Si estás buscando planificar la acreditación de tu próximo evento o te ha parecido interesante este post y quieres saber más, en Click Group estaremos felices de ayudarte. ¿Te sumas?
Vuelven los eventos presenciales y la tecnología es tu mejor aliado
Los nuevos aforos permitidos por la autoridad han impulsado la re-apertura de distintas instancias para reunirnos presencialmente, lo cual ha sido un alivio para la industria del turismo MICE y los eventos tanto corporativos como relacionados al entretenimiento.
Lo cierto es que la gente está muy entusiasmada en participar de eventos presenciales y compartir con otros en este formato de carne y hueso, que por cierto tanto se extrañaba. Aun así, es importante considerar que la pandemia no se ha acabado y existen ciertas tecnologías que nos podrían ayudar a disminuir riesgos de contagio, ser más eficientes, mejorar la experiencia de los asistentes o cumplir con los protocolos establecidos por la autoridad.
A continuación responderemos algunas preguntas que quizás te estás haciendo para tu próximo evento.
¿Cómo generamos un acceso fluido y eficiente para los asistentes?
Es importante considerar que cada evento cuenta con una base de datos de asistentes y como organizadores debemos gestionar la verificación de identidad en los accesos.
Una forma muy fácil y eficiente de hacerlo es a través de códigos (QR o de barra) que sean enviados a los asistentes vía correo electrónico. Si utilizamos este medio los(as) anfitriones(as) del evento serán los(as) encargados(as) de validar el acceso de cada asistente mediante un lector de códigos.
Esta solución es contact-less y acorde al contexto actual, pero también podríamos pensar en un sistema de reconocimiento facial que podría mejorar la experiencia del asistente, ya que evitaría tomar su teléfono celular en el acceso para buscar el codigo, y tan solo debiese acercarse al capturador de imagen, esta solución también nos podría permitir prescindir o disminuir la cantidad de anfitriones(as) dedicadas a esta tarea.
¿Cómo hago más rápida la validación de pases de movilidad?
En Click Group te recomendamos hacer una pre-validación de cada pase de movilidad por asistente, esto consiste en incorporar un campo adicional en el formulario de registro, y con ello validar que cada asistente inscrito cuente con su pase de movilidad o documento sanitario al día. El sistema generará una aprobación solo para aquellos usuarios que envíen un documento habilitado, y así te evitarás esta ardua tarea de validación en los accesos al evento.
¿Cómo controlo los aforos de muchas salas en simultáneo?
Siempre es importante que consideremos el cumplimiento de las normativas sanitarias, porque de lo contrario podríamos transformar un gran evento en un mero desastre. Para ello utilizamos un sistema de control de aforos en línea, el cual te podría permitir restringir los accesos por sala, visualizar minuto a minuto cuantas personas están presentes en cada una y tener la tranquilidad de que estás haciendo las cosas bien.
¿Cómo podría mejorar la experiencia de mi próximo evento presencial?
Hoy en día el celular es el ítem que cada ser humano no deja de llevar consigo a todas partes, por ello debemos aprovechar ese medio para entregarle toda la información en el lugar donde ellos les acomoda. Una App móvil o una Web App es una solución fácil y rápida de implementar, nos hacemos cargo de desarrollarla a tú medida y ten por seguro que el asistente tendrá todo lo que necesita, desde el codigo QR para acceder al evento hasta la contraseña de la red Wifi del evento.
Si necesitas que desde Click Group, te asesoremos de cara a tus próximos eventos y te ofrezcamos una amplia variedad de opciones para que tu evento sea un éxito, contacta con nosotros.
Rentabilizar tu evento, se puede
Generalmente pensamos en que los eventos virtuales siguen funcionando con entrada gratuita y esto se debe a que muchos organizadores se quedan un poco atascados cuando se trata de pensar como rentabilizar un evento virtual. La realidad es que los eventos virtuales presentan una oportunidad perfecta para que los organizadores aumenten sus ingresos, mediante venta de entradas, artículos que se pueden reservar, expositores o patrocinio.
Echemos un vistazo a algunas de estas formas en que los organizadores pueden rentabilizar sus eventos virtuales.
Resalta tu valor
Uno de los pasos clave para generar ingresos es curiosamente, mostrar el valor de este. Así puedes animar a los asistentes a inscribirse y que reciban la sensación de importancia que tiene tu evento y por otra parte, también animas a patrocinadores y expositores a que quieran formar parte de él. Debes demostrar que todos obtendrán beneficios de su inversión, ya sea con nuevos tratos con clientes, con contenido de valor o con una experiencia única.
Como organizador también puedes decidir si el contenido que se presentará en tu evento virtual ofrecerá un valor que pagarán los usuarios que se apunten.
Piensa en tu estrategia de precios
Es cierto que organizar un evento virtual no es lo mismo que uno presencial, por todos los gastos adicionales que implica en catering, transporte, espacios y otros servicios que antes se pagaban y ahora no se utilizan. Pero eso no quiere decir que tu evento tenga que ser barato. También debe reflejar la propuesta de valor de tu marca y el status en que quieres que se considere.
También es importante revisar tu presupuesto para generar un punto de partida y aplicar precios coherentes en tus eventos virtuales. Toda inversión siempre debe tener un retorno para ti, sin importar cuánto estés dispuesto a disponer en tu presupuesto.
Y, por último, debes tener muy claros los canales de difusión a través de los cuáles vas a promocionar tu evento y proveer a los usuarios de la información necesaria sobre precios, lugares, plazos para comprar entradas a precios diferenciado, medios de pago disponibles o hasta cuándo pueden inscribirse.
Vende espacios publicitarios
Para obtener información sobre el evento y para registrarse, muchas personas visitarán el sitio web del evento. Esto significa que recibirá mucho tráfico que puede generar ingresos para el cliente si deciden utilizar la plataforma web para promocionar sus productos o servicios.
Una de las opciones más fáciles de desarrollar oportunidades de patrocinio es crear niveles que describan claramente las diversas formas en que las empresas pueden promocionarse en tu evento. De hecho, ofrecer tipos de patrocinio por niveles es una de las formas más fáciles de monetizar tu evento virtual.
Los niveles de patrocinio más comunes que se utilizan en los eventos son por categorías y niveles. En cada nivel se ofrecen diferentes beneficios para presentar en el evento con precios diferentes según el interés de cada marca.
Se pueden patrocinar sesiones, distintas secciones, actividades extraoficiales e incluso la presencia de ciertos expositores, entre otros, para vender de forma indirecta a los usuarios del evento.
Crea tiendas virtuales o formas de exponer productos a la venta
Los eventos virtuales brindan una buena oportunidad para vender productos y servicios. Esto se puede hacer a través de una tienda online en el evento virtual como si fuera una feria comercial virtual, lo que da a los asistentes la oportunidad de comprar tus productos o servicios durante el evento sin ningún problema.
Ofrecer merchandising, ya sean distintas prendas de ropa, complementos, objetos con el logo del evento o que hagan referencia a él, es una fuente de ingresos que, aunque parezca extraño, puede aportar una cantidad de dinero razonable para poder afrontar los costes que se generan del evento.
Podemos decir que un evento virtual rentable, es posible
Porque, así como estos, existen una serie de otros ejemplos de formas de monetizar tus eventos y sacarles todo el provecho posible. Poner tu presupuesto a disposición de tu evento supone una inversión a la que puedes sacarle el jugo. Es sin duda una oportunidad para hacer de este espacio virtual uno que sirva el propósito de comunicar lo más relevante quieres que tus asistentes se lleven de tu evento, proporcionarles una experiencia satisfactoria y única, y también generar recursos `para poder seguir invirtiendo en formas de acercarte a tu público objetivo en el futuro.
Si tienes dudas, siempre podemos conversar. Cuando se trata de eventos virtuales, nosotros sabemos lo que hablamos.
