Vuelven los eventos presenciales y la tecnología es tu mejor aliado

Los nuevos aforos permitidos por la autoridad han impulsado la re-apertura de distintas instancias para reunirnos presencialmente, lo cual ha sido un alivio para la industria del turismo MICE y los eventos tanto corporativos como relacionados al entretenimiento.

Lo cierto es que la gente está muy entusiasmada en participar de eventos presenciales y compartir con otros en este formato de carne y hueso, que por cierto tanto se extrañaba. Aun así, es importante considerar que la pandemia no se ha acabado y existen ciertas tecnologías que nos podrían ayudar a disminuir riesgos de contagio, ser más eficientes, mejorar la experiencia de los asistentes o cumplir con los protocolos establecidos por la autoridad.

A continuación responderemos algunas preguntas que quizás te estás haciendo para tu próximo evento.

¿Cómo generamos un acceso fluido y eficiente para los asistentes?

Es importante considerar que cada evento cuenta con una base de datos de asistentes y como organizadores debemos gestionar la verificación de identidad en los accesos.

Una forma muy fácil y eficiente de hacerlo es a través de códigos (QR o de barra) que sean enviados a los asistentes vía correo electrónico. Si utilizamos este medio los(as) anfitriones(as) del evento serán los(as) encargados(as) de validar el acceso de cada asistente mediante un lector de códigos.

Esta solución es contact-less y acorde al contexto actual, pero también podríamos pensar en un sistema de reconocimiento facial que podría mejorar la experiencia del asistente, ya que evitaría tomar su teléfono celular en el acceso para buscar el codigo, y tan solo debiese acercarse al capturador de imagen, esta solución también nos podría permitir prescindir o disminuir la cantidad de anfitriones(as) dedicadas a esta tarea.

¿Cómo hago más rápida la validación de pases de movilidad?

En Click Group te recomendamos hacer una pre-validación de cada pase de movilidad por asistente, esto consiste en incorporar un campo adicional en el formulario de registro, y con ello validar que cada asistente inscrito cuente con su pase de movilidad o documento sanitario al día. El sistema generará una aprobación solo para aquellos usuarios que envíen un documento habilitado, y así te evitarás esta ardua tarea de validación en los accesos al evento.

¿Cómo controlo los aforos de muchas salas en simultáneo?

Siempre es importante que consideremos el cumplimiento de las normativas sanitarias, porque de lo contrario podríamos transformar un gran evento en un mero desastre. Para ello utilizamos un sistema de control de aforos en línea, el cual te podría permitir restringir los accesos por sala, visualizar minuto a minuto cuantas personas están presentes en cada una y tener la tranquilidad de que estás haciendo las cosas bien.

¿Cómo podría mejorar la experiencia de mi próximo evento presencial?

Hoy en día el celular es el ítem que cada ser humano no deja de llevar consigo a todas partes, por ello debemos aprovechar ese medio para entregarle toda la información en el lugar donde ellos les acomoda. Una App móvil o una Web App es una solución fácil y rápida de implementar, nos hacemos cargo de desarrollarla a tú medida y ten por seguro que el asistente tendrá todo lo que necesita, desde el codigo QR para acceder al evento hasta la contraseña de la red Wifi del evento.

Si necesitas que desde Click Group, te asesoremos de cara a tus próximos eventos y te ofrezcamos una amplia variedad de opciones para que tu evento sea un éxito, contacta con nosotros.


Rentabilizar tu evento, se puede

Generalmente pensamos en que los eventos virtuales siguen funcionando con entrada gratuita y esto se debe a que muchos organizadores se quedan un poco atascados cuando se trata de pensar como rentabilizar un evento virtual. La realidad es que los eventos virtuales presentan una oportunidad perfecta para que los organizadores aumenten sus ingresos, mediante venta de entradas, artículos que se pueden reservar, expositores o patrocinio.

Echemos un vistazo a algunas de estas formas en que los organizadores pueden rentabilizar sus eventos virtuales.

Resalta tu valor

Uno de los pasos clave para generar ingresos es curiosamente, mostrar el valor de este. Así puedes animar a los asistentes a inscribirse y que reciban la sensación de importancia que tiene tu evento y por otra parte, también animas a patrocinadores y expositores a que quieran formar parte de él. Debes demostrar que todos obtendrán beneficios de su inversión, ya sea con nuevos tratos con clientes, con contenido de valor o con una experiencia única.

Como organizador también puedes decidir si el contenido que se presentará en tu evento virtual ofrecerá un valor que pagarán los usuarios que se apunten.

Piensa en tu estrategia de precios

Es cierto que organizar un evento virtual no es lo mismo que uno presencial, por todos los gastos adicionales que implica en catering, transporte, espacios y otros servicios que antes se pagaban y ahora no se utilizan. Pero eso no quiere decir que tu evento tenga que ser barato. También debe reflejar la propuesta de valor de tu marca y el status en que quieres que se considere.

También es importante revisar tu presupuesto para generar un punto de partida y aplicar precios coherentes en tus eventos virtuales. Toda inversión siempre debe tener un retorno para ti, sin importar cuánto estés dispuesto a disponer en tu presupuesto.

Y, por último, debes tener muy claros los canales de difusión a través de los cuáles vas a promocionar tu evento y proveer a los usuarios de la información necesaria sobre precios, lugares, plazos para comprar entradas a precios diferenciado, medios de pago disponibles o hasta cuándo pueden inscribirse.

Vende espacios publicitarios

Para obtener información sobre el evento y para registrarse, muchas personas visitarán el sitio web del evento. Esto significa que recibirá mucho tráfico que puede generar ingresos para el cliente si deciden utilizar la plataforma web para promocionar sus productos o servicios.

Una de las opciones más fáciles de desarrollar oportunidades de patrocinio es crear niveles que describan claramente las diversas formas en que las empresas pueden promocionarse en tu evento. De hecho, ofrecer tipos de patrocinio por niveles es una de las formas más fáciles de monetizar tu evento virtual.

Los niveles de patrocinio más comunes que se utilizan en los eventos son por categorías y niveles. En cada nivel se ofrecen diferentes beneficios para presentar en el evento con precios diferentes según el interés de cada marca.

Se pueden patrocinar sesiones, distintas secciones, actividades extraoficiales e incluso la presencia de ciertos expositores, entre otros, para vender de forma indirecta a los usuarios del evento.

Crea tiendas virtuales o formas de exponer productos a la venta

Los eventos virtuales brindan una buena oportunidad para vender productos y servicios. Esto se puede hacer a través de una tienda online en el evento virtual como si fuera una feria comercial virtual, lo que da a los asistentes la oportunidad de comprar tus productos o servicios durante el evento sin ningún problema.

Ofrecer merchandising, ya sean distintas prendas de ropa, complementos, objetos con el logo del evento o que hagan referencia a él, es una fuente de ingresos que, aunque parezca extraño, puede aportar una cantidad de dinero razonable para poder afrontar los costes que se generan del evento.

Podemos decir que un evento virtual rentable, es posible

Porque, así como estos, existen una serie de otros ejemplos de formas de monetizar tus eventos y sacarles todo el provecho posible. Poner tu presupuesto a disposición de tu evento supone una inversión a la que puedes sacarle el jugo. Es sin duda una oportunidad para hacer de este espacio virtual uno que sirva el propósito de comunicar lo más relevante quieres que tus asistentes se lleven de tu evento, proporcionarles una experiencia satisfactoria y única, y también generar recursos `para poder seguir invirtiendo en formas de acercarte a tu público objetivo en el futuro.

Si tienes dudas, siempre podemos conversar. Cuando se trata de eventos virtuales, nosotros sabemos lo que hablamos.