Cuando pensamos en eventos virtuales, lo que debemos entender es que las barreras fronterizas se pueden romper. Pero para eso, el desafío es garantizar a los asistentes de todas partes el mundo que tengan la mejor experiencia posible en su evento. Las barreras del idioma son un problema común, que se puede abordar ofreciendo interpretación en vivo o subtítulos. Pero incluso si todos los asistentes hablan el mismo idioma, es posible que no vivan necesariamente en la misma zona horaria.

En este artículo, repasaremos los principales conceptos que pueden ayudar a pensar en torno a las zonas horarias de los eventos virtuales y por qué son importantes. Y, por otra parte, algunos consejos de cómo subsanar este tipo de dificultades para que todos tus asistentes sientan la confianza de asistir al evento sin importar el lugar del mundo donde estén.

Piensa en un horario global

Si lo que buscas para tu evento es un potencial global, donde las posibilidades de acceso sean las mismas de aquí a la China, entonces es importante pensar en un buen horario que los acomode a los dos. Más que solo hacer coincidir a la gente, es comenzar pensando en el potencial global que tu evento puede tener. Por lo tanto, si tenemos 12 horas de diferencia con China, hagamos que esas diferencias se sientan cortas y busquemos horarios donde ambos sigamos activos para recibir invitaciones y participar activamente de un evento que quieras lanzar.

No mencionar la zona horaria de su evento virtual es un error

Para los eventos en el lugar, la única zona horaria que importa es la ubicación de tu evento. Pero si estás ejecutando tu primer evento virtual o híbrido, es fácil olvidar que es posible que no todos se unan desde la misma área. Entonces, cuando configure su registro y agenda, asegúrese de señalar claramente la zona horaria de tu evento virtual para evitar confusiones o frustraciones.

No olvidarse de la opción de los eventos pre-grabados

Aquí es donde es importante recordar que tal vez el horario en si no es lo que pueda determinar la participación de personas desde distintos puntos del planeta. Porque mientras más material pre-grabado puedas tener o distintas secciones que hayan sido lanzadas desde antes, mejor es la posibilidad que tienen los asistentes de distintas zonas geográficas y horarias de participar en el antes, durante y después de tu evento. En el fondo es dejar la puerta abierta para que tu evento siga en funcionamiento y recibiendo participación fuera de su horario establecido. Piensa en formas de integrar distintas herramientas para hacerlo posible y nosotros vamos a estar ahí para ayudarte.

Reservar agenda para no perderte de nada

Por último, una función que pueda ayudar es la de reservar agenda. Si las invitaciones o los mensajes por correo que le envíes a tus bases de dato globales contienen un hipervínculo para generar el recordatorio de agenda en sus calendarios personales, esta acción contribuiría a que sea donde sea que estén tus asistentes, puedan tener una alerta que les recuerde su asistencia y los obligue a estar atentos en el horario en el que se encuentren.

Entonces, gestiona las zonas horarias y ve como pueden ayudar a tu evento

Si espera que los asistentes se unan a tu evento desde diferentes zonas horarias, es importante elegir una plataforma de eventos virtuales que facilite mantenerse al tanto de su agenda.

En definitiva, lo que importa es tener un ojo puesto en tus asistentes locales y otros en los que se puedan unir desde fuera. Esto significa que un evento que empieza en Chile pueda terminar en China en cosas de segundos. Lo más importante es entender en qué momento podemos conectar a todo el mundo en un solo lugar, para empezar a conectarnos con el mundo en un solo evento virtual. Tú evento virtual.

Por último, no perder de vista la idea de comprometernos con nuestras audiencias y generar ese lazo donde ellos, sin importar el lugar en el mundo donde se encuentren, quieran reservar su agenda para echarle un vistazo a ese evento en el que estás trabajando precisamente para ellos.